11 tips för en lyckad remote onboarding

När pandemin bröt ut i början på 2020 var Blocket tidigt ute med att låta alla medarbetare jobba hemifrån. Det innebar många nya rutiner, inte minst vid onboarding av nyanställda. Ofta är den fysiska närvaron – informella samtal vid kaffemaskinen och småprat över skrivborden livsviktigt för att den nya snabbt ska komma in i organisationen och känna sig bekväm. Men när den fysiska miljön byts ut mot en digital ställs mer krav på struktur, ledarskap och tillgänglighet.

– Vi insåg tidigt att vi behövde ta fram gemensamma riktlinjer och checklistor för ledare och medarbetare, berättar Julia Maric, Talent Acquisition Manager på Blocket. Den här situationen var helt ny för oss och vi behövde något att luta oss mot.

Skapa gemensamma riktlinjer

Julias team tog, tillsammans med ledare och medarbetare, fram “The Blocket Remote Working Playbook”, en guide till att jobba på distans. Den innehåller allt ifrån vilka digitala verktyg som används till riktlinjer vid videomöten.

– Vi rekommenderar exempelvis att kameran alltid ska vara på! Det förstärker teamkänslan, minskar känslan av avstånd och gör möten mer personliga, fortsätter Julia. Inte minst blir det lättare för nya medarbetare att lära känna kollegor.

Tillgängliga ledare är avgörande

De skapade också en checklista för remote onboarding, riktad till ledare. Den innehåller rekommendationer för vad ledare kan göra innan och under första dagen samt viktiga element de första månaderna. Exempelvis är tillgängligheten väldigt viktig. Ledare behöver planera in check-ins varje dag den första veckan för att fånga upp frågor och förväntningar. Kommunikationen mellan ledare och den nya medarbetaren är avgörande för att onboardingen ska bli lyckad! Den nya medarbetaren behöver också förstå att den själv behöver ta mycket eget ansvar för att komma in i organisationen.

– En gång i kvartalet samlar vi också alla nyanställda för en digital introdag, fortsätter Julia.. Vår vd presenterar bolaget, historien, värderingar, kultur och affär. Sedan träffar man resterande ledningsgrupp i mindre grupper där de presenterar bolaget utifrån andra perspektiv. Vi avslutar med en gemensam lunch som vi budat hem till alla.

Jessica Mannerstål är en av dem som onboardades digitalt under 2020. Hon säger att hennes förväntningar överträffades.

– De vände begränsningen att bara kunna träffas digitalt till en fördel. Vi fick jättebra information och ett trevlig bemötande från affärsledningen: Min upplevelse är att de bjöd in till fortsatt dialog, att alla finns tillgängliga ett meddelande bort.

Det handlar alltså om att tidigt skapa en teamkänsla och sedan behålla den. Julia Maric konstaterar att känslan av närvaro verkligen är A och O.

– Vår kommunikationsplattform är jätteviktig, den är kärnan i det digitala arbetssättet. I digitala rum checkar medarbetare in på morgonen och ut när arbetsdagen är slut. Och ”one-to-ones” och alla möten kan tas gående, som "walk and talks", det är viktigt att uppmuntra till att komma ut och röra på sig.

11 tips för remote onoboarding

1. Kör pre-bording. Skapa ett välkomstkit som skickas hem innan start eller skicka en blomma. Bjud in till team och företagsaktiviteter som sker innan start.

2. Se till att alla har de arbetsredskap de behöver inför start.

3. Sätt vanan att ta kontakt digitalt.

4. Skapa ett personligt onboardingschema med schemalagda möten/aktiviteter samt en “att-göra-lista”

5. Sätt ”spelregler” för digitala möten. T.ex. mobilen av och kameran påslagen.

6. Boka in check-ins och check-outs - gärna varje dag första tiden.

7. Skapa en checklista med mål för första tiden.

8. Låt den nyanställda få en “buddy”, en mentor. Den behöver inte komma från det egna teamet.

9. Be den nyanställda att introducera sig i gemensamma kommunikationskanaler. Gärna med personlig touch och "fun facts".

10. Ha en digital teamlunch första dagen eller varför inte ett digitalt event där man lagar mat/bakar ihop.

11. Se till att få feedback på onboardingen för att hela tiden kunna förändra och förbättra.

5 tips för ledare att skapa teamkänsla digitalt

1. Var inkluderande och slå på kameran. Använd röst- och videosamtal som ett komplement till mejl och chatt. Att "ses" minskar avståndet och ger en känsla av samhörighet.

2. Rör på dig – ta till exempel möten gåendes.

3. Skapa teamkänsla, fira framgångar och annat som hade firats på kontoret.

4. Walk the talk - var en positiv förebild i allt du gör.

5. Se till att alltid finnas tillgänglig en chatt/ett samtal/ett sms bort.