Registrator

Registrator till Försvarshögskolan

Högskoleförvaltningen, Avdelningen för verksamhetsservice

Försvarshögskolan är ett internationellt framstående lärosäte inom försvar, krishantering och säkerhet. Vi erbjuder en unik akademisk miljö där civilt möter militärt. Vi utbildar civila och militära chefer, experter och forskare som ska analysera och hantera dagens och framtida krissituationer och säkerhetsproblem. Försvarshögskolan utbildar Sveriges officerare och leder den akademiska utvecklingen av officersyrket. Vi bedriver forskning inom juridik med inriktning mot operativ juridik och folkrätt, försvarssystem, krigsvetenskap, ledarskap och ledning, militärhistoria och statsvetenskap.

Avdelningen för verksamhetsstöd samordnar Försvarshögskolans stöd- och servicefunktioner.
Vid avdelningen finns Försvarshögskolans högskolejurist som handlägger förvaltnings- och högskolejuridiska ärenden och sitter i disciplinnämnden. Här finns också arkiv och registratur samt förvaltning av styr- och stöddokument.
I avdelningen ingår sektioner för lokalförsörjning, inköp och en säkerhetsfunktion.

Beskrivning
Anställningen är placerad vid högskoleförvaltningen och på Avdelningen för verksamhetsstöd i Stockholm.

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta med arbetsuppgifter inom både registratur och arkiv. Arbetet inom registratorsfunktionen innebär diarieföring, fördelning av inkommande post och ärenden, bevakning av pågående ärenden samt registervård. Registrator lämnar också information om ärenden som rör myndighetens verksamhet. I arbetet ingår även att hantera handlingar som omfattas av bestämmelser i säkerhetsskyddslagen. Försvarshögskolan har ett elektroniskt dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3.

I arkivarieuppgifterna ingår ordnings- och förteckningsarbete samt att förvalta och uppdatera myndighetens övriga informationsredovisning. Försvarshögskolans informationsförvaltning blir alltmer digital och i din roll ingår att löpande se över och utveckla myndighetens olika informationsprocesser. Detta kommer att innebära många kontaktytor inom organisationen. För arkivredovisning används Klara.

Vidare kommer du att ge stöd, informera och utbilda i frågor som rör Försvarshögskolans ärendehantering och informationsförvaltning. Det pågår arbete med införande av ett elektroniskt arkivsystem där du kan komma att bidra utifrån din kunskap och erfarenhet.

Beroende på din bakgrund och erfarenhet kan du komma ha möjlighet att påverka innehållet i ditt arbete.

Vem söker vi?
Vi söker dig som har:

• Minst 60 högskolepoäng inom arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• Erfarenhet av arbete på statlig myndighet som registrator och/eller arkivarie
• Goda kunskaper om och intresse för ärende- och informationshantering samt myndighetsdokumentation
• Erfarenhet av elektronisk ärende- och informationshantering
• Mycket goda kunskaper i svenska som engelska i tal och skrift
• Goda IT-kunskaper

Meriterande är:

• Erfarenhet av arbete på högskola eller universitet som registrator och/eller arkivarie
• Erfarenhet av hantering av säkerhetskyddsklassificerade handlingar
• Erfarenhet av arbete i w3d3
• Erfarenhet av ordnings- och förteckningsarbete
• Erfarenhet av arbete med e-arkiv och digitalt bevarande
• Erfarenhet av att genomföra bevarande- och gallringsutredningar

Som person är du utåtriktad och har lätt för att samarbeta då du och dina kollegor kommer att arbeta nära varandra. Du har i tidigare roller arbetat självständigt vilket är något som du trivs med. Du är en självgående person som tar initiativ, för arbetet framåt och håller en god struktur.

Arbetet sker periodvis i högt tempo och flera parallella arbetsuppgifter kan behöva hanteras samtidigt. Flexibilitet och en förmåga att prioritera arbetsuppgifter är därför viktigt.

Vi kommer vid rekryteringen att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

För att trivas hos oss behöver du vara en engagerad och närvarande individ som vill bidra till Försvarshögskolans professionella utveckling, kollegiala samarbetskultur och sociala sammanhållning. Det faller sig naturligt för dig att dela med dig av din kunskap och bidra till att skapa en givande och god arbetsmiljö.

Om anställningen
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning.

Anställningen är placerad i säkerhetsklass vilket förutsätter godkänd säkerhetsprövning med registerkontroll. För att genomgå en säkerhetsprövning måste du ha svenskt medborgarskap enligt bestämmelserna i säkerhetsskyddslagstiftningen.

Försvarshögskolan har en krigsorganisation vilket innebär att du kan bli krigsplacerad. Om du redan är krigsplacerad i din nuvarande anställning på en myndighet och din kompetens behövs i Försvarshögskolans krigsorganisation så sker en förhandling mellan berörd myndighet och Försvarshögskolan om var du ska vara placerad.

Tillträde
Enligt överenskommelse

Lön och förmåner
Försvarshögskolan tillämpar individuell lönesättning.
Förmåner för anställda vid Försvarshögskolan - FHS/Förmåner/anställd

Ansökan
Ansökan ska innehålla ett CV samt personligt brev och skickas in via Försvarshögskolans rekryteringssystem genom att klicka på länken "Logga in och sök jobbet" på annonssidan. Märk din ansökan med dnr HF/HR 89/2024 Din ansökan ska vara tillhanda senast 2024-05-14

Komplett ansökan ska vara Försvarshögskolan tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (Central European Time/Central European Summer Time).

Kontaktpersoner
Ytterligare upplysningar om anställningen lämnas av:

• Jörgen Croon, avdelningschef, jorgen.croon@fhs.se
• Johan Ekman, arkivarie johan.ekman@fhs.se
• Amanda Beuthan, HR-partner, amanda.beuthan@fhs.se

För kontakt med arbetstagarorganisationerna på Försvarshögskola mejla till saco@fhs.se, OFR/O@fhs.se och OFR/S@fhs.se.

Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp.