Programadmnistratör sökes till statlig org

Är du en administrativ stjärna? Vi letar efter dig som är serviceinriktad, driven och gillar att ta eget ansvar. Som programadministratör kommer du att spela en central roll i teamet och vara en viktig spelare i att nå framgång i projekt. Sök redan idag då vi jobbar med löpande urval.

Vi söker en serviceinriktad och administrativ programadministratör/programkoordinator. Du kommer att vara med och stötta ett internt programteam och ha en viktig roll där du ansvarar för att avlasta programledningen med administrativa uppgifter, samt stödjer programmet i att nå sina mål. Du förväntas självständigt planera och utföra ditt arbete och fatta beslut inom ditt ansvarsområde. Som programadministratör kommer du att hantera programmets dokumentation, arbeta i flera system och stötta programmets projekt med administrativa processer. Du har också en viktig roll i att säkra programmets interna kommunikation.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Diarieföra i W3D3
• Ansvara för att programmets dokumentation är korrekt och uppdaterad i system
• Upprätthålla administrativa rutiner enligt regelverk och styrningsmodell
• Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, boka rum, föra protokoll)
• Följa upp och hålla ordning på programmets aktiviteter och dokumentation
• Administrera programmets kartor, tidplan, risker, resurser och behörigheter
• Stödja programledare och huvudprojektledare med intern kommunikation och administrativa uppgifter
• Samla in och sammanställa rapporteringsdata från programmet
• Driva förbättringsåtgärder och effektivisera interna rutiner och processer
• Arbeta med utvecklingsinitiativ tillsammans med övriga programkoordinatorer i linjeorganisationen

Tjänsten är ett konsultuppdrag via oss på Academic Work, med start 1 oktober och som förväntas pågå t.o.m. 30 september 2025 vad vi vet i dagsläget.

• Har avslutad gymnasieutbildning
• Har totalt sett minst 5 års arbetslivserfarenhet
• Har minst 3 års dokumenterad erfarenhet av självständigt arbete i program eller projekt som projektadministratör/koordinator eller liknande roll
• Har minst 3 års erfarenhet av arbete med MS Office-programmen (Excel, Word och PowerPoint)
• Har minst 3 års erfarenhet av att kommunicera med både interna och externa kontaktytor

Det är meriterande om du har

• 2 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller (tex PPS, PMI, Prince) eller projektstyrningsmetodik

• 2 års erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor

• Tidigare erfarenhet från uppdrag i energi eller infrastruktur-branschen i liknande roll.

• Det är viktigt att det tydligt framgår i ditt CV att du uppfyller ovan krav.

• Grundlig säkerhetsprövning är en del av rekryteringsprocessen.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Serviceinriktad
• Ordningsam
• Självgående
• Ansvarstagande

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.