Administratör/Stabsassistent till Försvarsplanering- och policyavdelningen

Är du serviceinriktad och van att ge kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett omväxlande arbete tillsammans med kunniga kollegor och med många kontaktytor i en dynamisk och utvecklande arbetsmiljö.

Om enheten
Försvarsplanering och- policyavdelningen vid Försvarsstabens Strategienhet är en del av Överbefälhavarens försvarsstab. Avdelningen med ca 40 medarbetare ansvarar för främst försvarsplanering, internationell samverkan och militärstrategisk lägesbild. Arbetet kännetecknas av en nära kontakt med olika delar av försvarsmaktsledningen och inom Högkvarteret med stor påverkan på myndighetens verksamhet. Tempot är högt och verksamheten synnerligen mångfacetterad.

Avdelningen söker nu en kvalificerad och driven assistent för administrativt arbete som stöd för avdelningsledningen. Du kommer att ha en central roll på avdelningen och stödja avdelningschefens koordinering av det löpande arbetet och fungera som avdelningens nav i administrativa frågor. Du ansvarar bl.a. för sammanställning och delgivning av inkomna uppgifter, att iordningställa underlag inför föredragningar, expediera beslut och vara behjälplig med hantering av handlingar.

I tjänsten ingår att koordinera kalendrar, reseadministration samt att bistå i arbetet med att förbereda inför möten, resor och planeringsinternat. Även visst ekonomiskt arbete som beställningar och fakturakontroll ingår och en viktig uppgift är att delta i arbetet med att utveckla arbetsrutiner och processer. Avdelningen hanterar stora mängder skyddsvärd information, förståelse måste finnas för att hantera de sekretesskrav detta medför.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
De huvudsakliga uppgifterna är administration av alla inkommande och utgående ärenden, och agera Chefsstöd med exempelvis administration.

• Biträda med expeditionsarbete
• Genomföra besöksanmälningar och beställningar
• Ansvarar för avdelningens enhetsbrevlåda
• Skickar ut uppgifter på sektionsnivå och sammanhåller samtliga uppgifter som avdelningen hanterar
• Stöd för möteslokalbokningar, resebokningar, beställning av IT

KRAV
Kvalifikationer

• Arbetslivserfarenhet från strategisk och/eller operativ nivå
• Erfarenhet av arbete med en bredd av administrativa uppgifter som allmänt chefsstöd t. ex. ärende- och beslutshantering, reseadministration, mötesstöd, m.m.
• Goda kunskaper i Microsoft Office
• Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska
• Godkänd gymnasieexamen
• B-körkort

Personliga egenskaper
För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är självständig, prestigelös, lösningsorienterad och effektiv. Du är strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du är kommunikativ och fungerar väl i samarbete med andra.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Meriterande

• Erfarenhet från tidigare befattningar inom Försvarsmakten
• Erfarenhet av Försvarsmaktens stödsystem, inkl. Emilia, Vidar, IS UndSäk, SWECCIS
• Erfarenhet av internationell tjänstgöring
• Erfarenhet av militär tjänstgöring, inklusive militär grundutbildning

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättsvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).


Övrigt
Anställningsform: Tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.
Sysselsättningsgrad: Heltid.
Arbetsort: Försvarsmaktens Högkvarter i Stockholm.
Tillträdesdatum: Snarast enligt överenskommelse.
Tjänsten innebär krav på fysisk förmåga, genomförande av tjänsteresor samt deltagande i utbildningar övningar.

Upplysningar om befattningen och rekryteringsprocessen
Claes Bitterlich
Peter Viklund

Fackliga företrädare
Stefan Ungerth (SACO)
Lise-Lotte Larsson (SEKO)
Kjell Tetzlaff (OFR/S)
Arne Nilsson (OFR/O)

Samtliga nås på telefon 08-788 75 00


Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 2024-09-23. Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning samt svar på angivna urvalsfrågor.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.

Information om det rekryterande förbandet:

I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare - både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.