Handläggare till antagningsenheten för gymnasieutbildning

Inför varje nytt läsår söker sig omkring 5000 ungdomar till stadens gymnasieutbildningar. På antagningsenheten sker all handläggning kopplat till antagningsprocessen för gymnasieutbildning i Malmö stad. Då en av våra medarbetare går i pension, söker vi nu en ny kollega som tillsammans med oss vill göra det möjligt för våra ungdomar att påbörja sin gymnasieutbildning. Framtiden börjar här!

Som handläggare arbetar du med att handlägga och administrera elevers ansökningar och betyg till gymnasieutbildning och anpassad gymnasieskola, i enlighet med skollag och gymnasieförordning. Detta är en roll som passar dig som trivs med att arbeta systematiskt och utredande, där arbetet till stor del sker i elevadministrativa system. Som handläggare ingår du i ett större sammanhang tillsammans med studie- och yrkesvägledare, rektorer, administratörer samt antagningsenheter i andra kommuner. Du kommer även att ha viss kontakt med elever och/eller föräldrar, men endast via telefon och mejl.

Tillsammans med dina kollegor inom antagningen ansvarar ni för myndighetsutövning, uppföljning av antagningsstatistik samt kvalitetssäkring av beslut och avtal.

Arbetets intensitet styrs till stor del av antagningsperioden inför det kommande läsåret, vilket innebär en prioritering av arbetsuppgifter utifrån söktryck och uppsatta deadlines.

Krav: 

• kandidatexamen (180hp) inom ett för tjänsten relevant område
• erfarenhet av liknande administrativt arbete i närtid
• erfarenhet av administrativa system
• god digital kompetens
• god svenska i tal och skrift samt god engelska i tal.

Meriterande: 

• vana av att arbeta med elevadministrativa system och/ eller antagningssystem
• erfarenhet av att arbeta inom skoladministration, gärna inom grundskola, gymnasieskola eller vuxenutbildning
• erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning eller politisk styrd organisation
• erfarenhet av kontakt med myndigheter och medborgare.

Vi söker dig som trivs i en roll där du får arbeta med uppgifter som kräver noggrannhet, ett metodiskt tillvägagångssätt, uthållighet och fokus på kvalitet. Då rollen innefattar många kontaktytor både inom och utanför organisationen är det viktigt att du besitter en god samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Vidare kräver rollen att du kan arbeta självgående och att du har en förmåga att strukturera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Dessutom är du lugn, stabil och behåller kontrollen i situationer som kantas av tidspress. 

Avdelningen kommunikation, medborgarkontakt och antagning är en nybildad avdelning av de tre funktionerna som tidigare varit separata delar. Avdelningen har nu ett samlat fokus på information och service till medborgarna. Det betyder att vi tillsammans analyserar, effektiviserar och utvecklar verksamheten för att skapa en så smidig process som möjligt, för medborgares väg till utbildning. 

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. 

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: 2025-01-13 eller enligt överenskommelse

Tjänstebenämning: Planeringssekreterare, i rollen som handläggare.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.