Receptionist & kontorsassistent sökes till ett managementbolag!

Är du en driven person som gärna gör det lilla extra och trivs i en roll där du får vara spindeln i nätet? Då kan uppdraget som receptionist & kontorsassistent vara något för dig. I rollen kommer du att ansvara för att kontoret är i fint skick samt att alla medarbetare samt besökare får högklassig service. Vi söker dig som är serviceinriktad och har förmågan att ta egna initiativ!

Vår kund grundades år 1967 och är ett ledande management- och konsultföretag med europeiskt ursprung. Sedan start har företaget stöttat mångfald av kulturer, mentaliteter och perspektiv. De tror att fantastiska idéer och nya perspektiv inspireras av olika team med olika bakgrunder. De välkomnar och uppmanar dig att till vara autentisk och vara dig själv.

I den här rollen kommer du att ansvara för att ta emot besökare, stötta i administrativa receptionistuppgifter samt skapa trivsel på kontoret för både kollegor och gäster. Vid behov kommer du att stötta två ledningsgruppsmedlemmar med resebokning, utlägg och reseräkningar samt mötesbokning.

Som person är du social och har ett starkt personligt driv, högt engagemang och ett gott öga för både helhet och detaljer. Du har en naturlig känsla för service och ett engagerat och professionellt arbetssätt. Vi ser gärna att du har en god förmåga att strukturera och planera ditt arbete samt att hantera ett stundtals högt tempo. Du har god samarbetsförmåga men arbetar också väl självständigt och är inte rädd för att flagga när du behöver hjälp.

Du erbjuds

• Ett roligt och fartfyllt heltidsjobb med chans till förlängning
• En engagerad konsultchef som kommer att stötta och coacha dig i din fortsatta karriär

• Ta emot besök, visa till konferensrum, förbereda mötesrum med bl.a. teknik såsom projektor
• Ta emot bud, bokning av möten, konferensrum, samt beställa eventuella luncher/fika till dessa möten
• Skapa trivsel på kontoret
• Kontakt med leverantörer och hyresvärd, samt hantera inköp och beställningar av olika slag
• Se till att kaffe finns, att kylen är påfylld med vad som förväntas finnas, fylla på skrivare, koordination vid reparation/underhåll
• Ge support vid anordning av events - framförallt skolevents, rekryteringsevent för studenter, kick-offer, samt interna kontorsevent
• Hantera passerkort, taxikort och arbetstelefoner/abonnemang vid nyanställning/avslut
• Assistera två ledningsgruppsmedlemmar med mötesbokning, bokning av resor och reseräkningar
• Delta i månadsvisa marknadsförings-möten, koordinera med kollegor och ledningsgrupp vad gäller action-punkter

• Har tidigare arbetslivserfarenhet som receptionist eller office coordinator/manager
• God vana i Office-paketet
• Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Strukturerad och noggrann
• Självgående och detaljorienterad
• Serviceinriktad med förmåga att ta egna initiativ

Vi tillämpar löpande urval och annonsen kan därmed komma att tas ned innan sista ansökningsdag om det är så att vi har gått vidare till urvals- och intervjufas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.