Samordnare för kontorsservice

I denna roll kommer du att samordna och stötta förvaltningens arbete med lokalförändringar och utveckla processer och rutiner kopplade till förvaltningens lokaler.  Du kommer även att ansvara för att samordna förvaltningens lokalgrupp med deltagare från respektive avdelning samt lokalsamordningsgrupp som består av medarbetare från främst förvaltningens stabsavdelningar kring hanteringen av kontorsservice där bland annat kontorsmaterial, förvaltningens bilar och cyklar ingår.

Fastighets- och gatukontoret är en av sju förvaltningar som har lokaler i stadshuset och du kommer att vara förvaltningens representant i stadshusets lokalgrupp som samordnar gemensamma lösningar för stadshuset och föra dialog med förvaltare och städkoordinatorer.

En av de viktigaste arbetsuppgifterna blir också att ansvara för förvaltningens lokalbehovsplan för kontorsytor samt tillhörande förråd och arkiv. Du ansvarar för att initiera och beställa olika åtgärder, vara behjälplig vid utförandet och till sist även följa upp och kvalitetssäkra att arbetet blivit gjort enligt beställning. Detta kan exempelvis innefatta felanmälningar, möbelkompletteringar, lokaljusteringar eller andra åtgärder.

Tillsammans med förvaltningens chefer kommer du även att närvara vid fysiska skyddsronder för att fånga upp eventuella justeringar och åtgärder som behövs för att säkerställa personalens individuella och förvaltningens gemensamma arbetsmiljö. I tjänsten ingår att ansvara för att samordna och hantera fruktbeställningar, fika och säkra att kök och konferensrum är rätt utrustade. I rollen kommer du även att ha en nära dialog med daglig verksamhet samt Arbetsmarknads- och socialförvaltningen kring respektive verksamhets utbud, leveranser och följa upp hur deras tjänster kan utvecklas utifrån stadshusets behov.

Vi söker dig som har erfarenhet av arbete i samordnande roll mellan olika servicefunktioner, exempelvis från en roll som receptionist, kontorskoordinator, office manager eller annan roll som arbetsgivaren bedömer relevant.

Har du erfarenhet av att arbetsleda servicefunktioner är detta meriterande och likaså om du har eftergymnasial utbildning inom området, t.ex. facility management eller liknande utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant.

Du har erfarenhet av arbete med lokalfrågor kopplat till felanmälan, beställning av åtgärder och uppföljning. Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift. Har du erfarenhet av att genomföra fysiska skyddsronder och av arbete med lokalbehovsplaner är detta meriterande.

För att lyckas i rollen är det viktigt att du som person är både initiativtagande, drivande och serviceinriktad. Då tjänsten har många interna och externa samarbetspartners krävs det att du har mycket god samarbetsförmåga och kan hantera flera olika frågor parallellt. Du är en positiv och engagerad person som vill arbeta för att ge förvaltningens medarbetare bra förutsättningar i vardagen.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

På uppdrag av tekniska nämnden äger, utvecklar och förvaltar fastighets- och gatukontoret stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad.

Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m. 

Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nedan nämnda kontaktpersoner.

Under 15/7 till 21/7 har Charlotta Abramo och Claes Carlsson semester och under 22/8-28/8 är Per Wisenborn på semester. Under semestern är vi tyvärr inte tillgängliga för frågor kring tjänsten.

Inledande intervjuer är planerade till perioden 13/8 till 16/8.