Administratör till Fastighetsenheten

Är du nyfiken, strukturerad och vill vara med och driva Vaggeryds kommuns fastighetsförvaltning framåt? Vi söker nu dig som har sinne för administration och samtidigt ett genuint intresse för fastigheter och fastighetsförvaltning. Fastighetsenheten består idag av fastighetschef, tre fastighetsingenjörer, två fastighetstekniker samt en administratör. Rekrytering av fler fastighetstekniker pågår också eftersom den verksamheten är under uppbyggnad. Vi förvaltar drygt 100 000 kvm lokaler där merparten är verksamhetslokaler såsom skolor, förskolor och äldreboenden. Vi har också ett mindre antal bostadslägenheter. Vi sitter i egna kontor i Skillingaryd, ett stenkast från stationen som erbjuder goda pendlingsmöjligheter med både buss och tåg. ARBETSUPPGIFTER I rollen som administratör ansvarar du för vårt fastighetssystem Pigello . I systemet ryms digitalt stöd för felanmälan, rondering och annan teknisk förvaltning men också hantering av bland annat hyresavtal, avisering och besiktningar. Pigello är modernt och användarvänligt men du behöver ha ett intresse för digitalisering och tekniska lösningar och vi tror därför att du gillar struktur och digitala verktyg. Dessutom har du en viktig funktion som riktar sig både till interna hyresgäster inom kommunens verksamhet samt till våra externa hyresgäster. Här ingår bland annat lokalsamordning, lägenhetsvisningar, besiktningar samt hantering av fakturor, inköp, kund- och leverantörskontakter. Grovt uppskattat är fördelningen mellan fastighetsförvaltningsfrågor och ekonomi ca "fifty-fifty". Även en del enklare personaladministration kan ingå i tjänsten. En variation av arbetsuppgifter i en nära organisation helt enkelt! Det finns möjlighet till distansarbete i viss omfattning, efter överenskommelse med chef. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har minst gymnasieexamen inom administration/ekonomi eller liknande. Vi ser gärna att du har arbetslivserfarenhet från en administrativ roll. Det är starkt meriterande om du har erfarenhet från fastighetsbranschen och/eller ekonomirelaterat arbete som inkluderat kontering och fakturering. Som person är du inte rädd för att söka efter information, lära dig nytt, utveckla och förbättra rutiner och arbetssätt inom ditt område. Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och vana av att jobba i olika digitala system. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper i den här rekryteringen. Du kommer dagligen möta och vara i kontakt med många människor då en stor del av jobbet handlar om kommunikation och relationsbyggande med hyresgäster, entreprenörer och kollegor så det är viktigt att du trivs med det. Du har också god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift samt grundläggande kunskaper i engelska. B-körkort (manuellt växlad bil) är ett krav. ÖVRIGT För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig ansöka online via länk i annonsen. I denna rekrytering arbetar vi med löpande urval och förbehåller oss därför rätten att påbörja intervjuarbetet innan ansökningstidens slut. Skicka därför in din ansökan så fort som möjligt. Vaggeryds kommun har före annonsering övervägt val av annonseringskanaler och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och annonsförsäljare.