Kvalificerad administratör till bokningsenheten 100%

Hägerstens församling söker en erfaren och noggrann administratör som brinner för kundservice. Här kan du göra skillnad för människor. Tjänsten är heltid och tillsvidare. Ansök senast 2 augusti.

Arbeta i en verksamhet som gör skillnad

Vi söker dig som vill arbeta i en verksamhet som verkligen gör skillnad för människor. Bokningen är en mycket viktig funktion och är många människors första möte med Hägerstens församling.

Om församlingen

Svenska kyrkan, Hägerstens församling består av 37 000 medlemmar och här arbetar omkring 60 personer i många olika funktioner, allt från präster och diakoner till pedagoger och körledare. Församlingens verksamhet, under ledning av kyrkoherden är organiserad i de tre distrikten Uppenbarelsekyrkan, Gröndal och Mälarhöjden, med respektive distriktschef. Administrationen är samlad i Uppenbarelsekyrkan, Hägersten, med närhet till fina promenadområden, restauranger och kollektivtrafik.

Vi vill vara en viktig del i människors liv.

Om arbetsgruppen

Avdelningen Administration är organiserad i två funktioner: Fastighet samt Bokning/Ekonomi, där den här tjänsten ingår. Inom Bokning/Ekonomi arbetar duktiga och engagerade kollegor i form av två administratörer och en ekonomiassistent.

Om arbetsuppgifterna

Detta är ett administrativt jobb med mycket stor bredd för den som är självgående och vill göra skillnad för människor.

Arbetsuppgifterna består framför allt av att boka in församlingens aktiviteter i systemet Aveny. Det handlar om att ta emot och boka in kyrkliga handlingar (dop, vigslar och begravningar) samt bland annat gudstjänster, andakter och konserter. Bokningarna lägger grunden till att all verksamhet kan planeras och bemannas och att den kan kommuniceras i våra olika kanaler. Med koppling till bokningarna ingår många olika administrativa arbetsuppgifter så som in- och utträden, fakturering och utskick samt att vara en intern kommunikationskanal mellan olika funktioner. Telefonen och datorn är dina främsta arbetshjälpmedel.

I rollen ingår även att vara kontaktperson gentemot begravningsbyråerna samt administration och hantering av vårt columbarium (en sorts gravplats inne i kyrkan där urnor förvaras).

Innehållet i arbetsuppgifterna är mycket handfast administrativt arbete med stort fokus på detaljer. Bokningsfunktionen har väl utarbetade arbetsprocesser och rutiner.

Du är också en del av församlingens växel och du hanterar församlingens officiella e-post. Du deltar vid förtidsröstningen i kyrkovalet vart fjärde år.

Utbildning och erfarenhet

Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning med inriktning administration, ekonomi eller liknande samt lång erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.

Du kommer att arbeta i olika administrativa system (varav en del mycket komplexa) så som Aveny, Teams, SharePoint, K-bok och gravsystem. Du behöver ha mycket god kunskap i Officepaketet och kunna hantera vardagliga IT-frågor. Därför söker vi dig som har lång erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och av administrativa system. För arbete i vissa av våra system krävs att du är Certifierad i K-bok. I det fall du saknar certifiering så ordnar vi som arbetsgivare det.

Vi ser gärna att du har erfarenhet från mer formell verksamhet med stora krav på noggrannhet och struktur.

Personliga kompetenser

För den här tjänsten krävs att du är driven, noggrann och strukturerad. Du är också en spindel i nätet för församlingen och behöver trivas med att ha många arbetsuppgifter på gång samtidigt. Du är effektiv men tummar inte på kvalitén. Vi värdesätter viljan att effektivisera och förbättra våra rutiner och processer.

Du är serviceinriktad, hjälpsam och empatisk. Du kan planera och driva ditt eget arbete och har förmåga att se vad som behöver göras. Du är prestigelös och hjälper gärna till med stort såväl som smått, när det behövs.

Du trivs med att ha många kontakter, både utom- och inom organisationen via e-post likväl som över telefon och eftersom du kommer möta människor som är i sorg så är det viktigt att du är stabil och trygg i dig själv.

Vårt erbjudande

En församling är en komplex verksamhet med stor tillgänglighet för allmänheten, en plats för alla åldrar och många skeden i livet. Vi har god ekonomi och är en långsiktig och stabil arbetsplats med ett viktigt uppdrag. Du kommer att ha stora kontaktytor och din arbetsinsats gör verkligen skillnad för människor.

Vi erbjuder:

• Flextid
• Friskvårdsbidrag
• Friskvårdstimme
• Hälsoundersökning

Om anställningen

Anställningsform: Tillsvidare

Heltid: 100%

Sista ansökningsdatum: 2 augusti 2024

Ansökan skickas till ansokan.hagersten@svenskakyrkan.se. Ange ”Administratör” i ämnesraden.

Vi har kollektivavtal, lönen är individuell.

Kontaktpersoner

Richard Månsson, controller med personalansvar, 08-685 30 32, richard.mansson@svenskakyrkan.se

Matilda Qvarnström, HR-ansvarig, 08-685 30 19, matilda.qvarnstrom@svenskakyrkan.se