Assistent - ge kvalificerat stöd till politiska ledningen

Klimat- och näringslivsdepartementet Är du en erfaren assistent som vill arbeta i en politisk miljö och ha omfattande interna och externa kontakter? Kan du möta höga krav på noggrannhet och effektivitet? Som vår nya medarbetare får du en variationsrik vardag i händelsernas centrum. Din arbetsdag. Sveriges morgondag. Den person vi söker kommer, tillsammans med en annan assistent, stötta ett av departementets statsråd. Som assistent åt vår politiska ledning är du en central del av teamet kring statsrådet. Du är ansiktet utåt och bidrar med proaktiv planering och assisterande stöd för att säkerställa en optimal användning av statsrådets tid. Det innebär bland annat att du koordinerar kalendrar, samordnar mötesbokningar samt att du säkerställer att det finns underlag inför interna och externa möten och framträdanden. Du hanterar interna och externa kontakter och tar hand om gäster, både nationella och internationella. Vidare kommer du att ansvara för och hantera mötesförfrågningar, resebokningar, e-post, telefonsamtal, korrespondens, sekretesshantering och viss fakturahantering. Övrigt administrativt stöd och visst it-stöd ingår också i arbetsuppgifterna. Du ingår i en grupp med assistenter som tillsammans arbetar med den politiska ledningen och stöttar varandra vid behov. Din bakgrund För att axla denna roll krävs det att du har avslutad gymnasieutbildning med godkända betyg och flerårig erfarenhet av kvalificerat sekreterar- eller administratörsarbete, exempelvis som GD/VD-sekreterare eller liknande. Det är mycket meriterande med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter i Regeringskansliet. Har du erfarenhet från annan statlig myndighet är det också intressant. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på både svenska och engelska och är väl förtrogen med Officepaketet, framför allt Outlook. Vidare har du erfarenhet av att hantera sekretessbelagd information. Du är van att arbeta med digitala verktyg och får gärna ha erfarenhet av att utveckla digitala arbetsprocesser. Det är meriterande med kunskaper om arkivering och ärendehantering inom offentlig förvaltning.  Dina egenskaper I din roll som assistent är du självgående, men har samtidigt en mycket god samarbetsförmåga. Du har stor ansvarskänsla, integritet, gott omdöme och ett säkerhetsmedvetande. Du tar egna initiativ och kan prioritera bland dina arbetsuppgifter. Vidare är du serviceinriktad, lösningsorienterad, kvalitetsmedveten, flexibel, strukturerad och du kan tidvis arbeta under tidspress. Du har lätt för att samarbeta och bidrar till att assistentgruppens och den politiska ledningens arbete löper på smidigt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Övrigt Anställningen är tills vidare, med sex månaders provanställning. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund. Är du intresserad? Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta administrativa chefen Annelie Westman. Du också välkommen att kontakta HR-ansvarig Monica Häggkvist. Fackliga kontaktpersoner är Sara Kymenvaara för SACO och Ann-Charlotte Gramén för ST. Samtliga nås via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster. Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg snarast, dock senast den 18 augusti 2024. Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Klimat- och näringslivsdepartementet har ansvar för frågor som rör klimat, miljö, energi, näringsliv och innovation.