Administratör till myndighet i Stockholm

Om tjänsten Vi söker nu en noggrann och erfaren administratör för ett konsultuppdrag hos en av våra myndigheter i Stockholm. • Omfattning: Heltid (100%) • Längd: Cirka 6 månader, med möjlighet till förlängning. Du blir anställd av Poolia men kommer att arbeta ute hos myndigheten i Stockholm. Viss möjlighet till distansarbete kan ske efter överenskommelse med myndigheten. Dina arbetsuppgifter i huvudsak I rollen som administratör på myndigheten kommer du att stötta verksamheten och arbetsuppgifterna består av de olika delarna; projektstöd för pågående utredningar, administrativt chefstöd samt stötta den utåtriktade verksamheten. Nedan beskrivs exempel på arbetsuppgifter som kan förekomma: • planera samt sköta administrativa rutiner och vara ett administrativt stöd till hela myndigheten • planera och samordna myndighetens externa seminarieverksamhet, konferenser och workshops, vilket innebär att boka lokaler, svara för utskick och hantera anmälningar, ändringar och utvärdering, samt på plats stödja event • vara ett stöd för interna evenemang och utbildningsinstanser • arbeta utifrån fastlagda rutiner • vara ett operativt stöd för verksamheten inom allehanda administrativa arbetsuppgifter • formulera protokoll vid möten, samt dokumentation med mera vid större sammankomster inom myndigheten • hantera återkommande arbetsuppgifter • hantera kontakter med anställda, både fysiskt på plats och genom ansvar för ett antal funktionsbrevlådor • göra kalenderbokningar och mötesbokningar åt främst chefer men i viss mån även för kollegor • stödja kollegor vid frågor om resor och ansvara för dialogen med resebyrå • fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ, • vid behov uppdatera myndighetens intranät efter genomgång av kommunikatör • skriva protokoll och andra dokument efter anvisningar om sakinnehåll. Vem är du? För att vara aktuell för rollen behöver du som söker ha en gymnasial utbildning eller en likvärdig utbildning. Du behöver också ha minst tre års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent. Nödvändiga erfarenheter och kvalifikationer därutöver är: • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl som i tal som skift • Digital kompetens inom Teams, ZOOM och liknande. Arbetet som administratör är en servicefunktion som kräver att du är serviceinriktad. Du behöver vara tillmötesgående, ha intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och bidra till en smidig verksamhet. Arbetsuppgifterna innebär många kontaktytor internt och externt, vilket förutsätter att du trivs i en sådan roll. Du behöver kunna planera, organisera och prioritera arbetet effektivt för att säkerställa att viktiga uppgifter upprätthålls. Flexibilitet och anpassningsförmåga till förändrade omständigheter är viktiga egenskaper, liksom förmågan att se lösningar på olika situationer. God samarbetsförmåga och lätthet att bygga relationer är också centrala. Vi förutsätter att du har god IT-kompetens och en väl utvecklad administrativ förmåga. Stämmer detta in på dig? Välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV. Urvalsprocessen sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag. Om verksamheten Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.