Administrativ assistent inom Verksamhetsstöd i Stockholm

Varje år fattar Försäkringskassan 24 miljoner beslut som påverkar människors liv och hela samhället. Vi betalar ut cirka 250 miljarder kronor varje år. Det är allas skattepengar vi har hand om. Det är ett stort ansvar. Därför sätter vi oss in i varje ärende, följer lagar och regler, informerar och vägleder, bryr oss och visar omtanke. Det är ett jobb för dig som vill vara med och ta ansvar. Välkommen till Försäkringskassan. Avdelningen för Verksamhetsstöd ansvarar för bland annat lokalförsörjning, kontorservice, upphandling, hållbarhet, generellt handläggningsstöd, informationsstyrning, diarieföring, arkiv och skanning. Verksamhetsstöd levererar även vissa tjänster till andra myndigheter. Dokumentation, administration samt internt samarbete Som administrativ assistent ger du administrativt stöd till avdelningschefen och avdelningens ledningsgrupp. Du bidrar till att chefens vardag kan fungera smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med verksamheten och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring. Du kommer även att ingå i ett nätverk med avdelningens övriga administrativa assistenter. Som person är du prestigelös och van att ta kontakt med medarbetare på olika nivåer. Avdelningen har ungefär 420 medarbetare på knappt 60 orter över hela landet. I arbetet hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, enklare personaladministration, planering och inköp. Du koordinerar och följer upp aktiviteter inom arbetsmiljö, verksamhetsplanering, konferenser med mera. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring och granskning av fakturor. Du kommer också att ta fram presentationsmaterial samt skriva, administrera och publicera nyheter och dokument på Försäkringskassans lokala intranät och i vår dokumenthanteringsyta (Microsoft Share Point). Du samarbetar med och är kontaktperson åt andra verksamheter.  Som administrativ assistent hanterar du sekretessbelagda uppgifter vilket ställer höga krav på rätt hantering. Därför är det viktigt att du som ska arbeta hos oss har högt säkerhetsmedvetande. Det är ett jobb för dig som vill vara med och ta ansvar. Vi söker dig som • har slutbetyg från gymnasiet eller erfarenheter och kvalifikationer som kan prövas likvärdiga • har ett systematiskt och noggrant arbetssätt • samarbetar effektivt med andra för att nå gemensamma mål  • har god kommunikativ förmåga, i både tal och skrift  • agerar på eget initiativ och tar ansvar för att nå goda resultat • är trygg och förtroendeingivande, även i belastade situationer • identifierar snabbt problem och löser dessa på ett relevant sätt. Det är meriterande om du • har erfarenhet av att ge administrativt stöd till personer i ledande befattningar i stora organisationer • har erfarenhet från offentlig sektor • har mycket goda kunskaper i Officepaketet och Microsoft Share Point • har erfarenhet av fakturahantering och ekonomiarbete i Visma Proceedo och Agresso • har kunskaper om och erfarenheter av diarieföring och arkivhantering • har kunskap om förvaltningslagen • har kunskap om dataskyddsförordningen • har erfarenhet av samverkan med fackliga parterna samt arbetsskyddsorganisation. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Övrigt 1 tjänst, tillsvidare, heltid, med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan bli aktuellt. I enlighet med Försäkringskassans riktlinje för säkerhet genomförs bakgrundskontroller i denna rekrytering. För den här tjänsten krävs svenskt medborgarskap. I den här rekryteringen kan arbetspsykologiska test användas som en del i urvalsarbetet. Placeringsort: Stockholm. Vill du veta mer om Försäkringskassan som arbetsgivare? Besök fk.se/jobbahososs Kontaktpersoner Chef: Lena Sandh, 010-116 93 33 (för frågor om tjänsten). HR-specialist: Jenny Boberg Asplund, jenny.boberg.asplund@forsakringskassan.se, 010-113 45 18 (för frågor om rekryteringsprocessen). ST: Carolina Mancho, 010-116 28 80, Saco-S: Karoline Mellgren, 010-116 93 36, Seko: Johanna Grundström 010-115 30 44. Ansökan Välkommen med din ansökan senast den 21 november 2024. Ladda gärna upp dina examensbevis, betyg och intyg i samband med din ansökan. Har du skyddade personuppgifter eller ingen tillgång till bank-id kontaktar du den HR-specialist som finns namngiven i annonsen via telefon så får du hjälp med att skicka in din ansökan.