Shared service center administratör till Sweco!

Till Swecos huvudkontor i centrala Stockholm söker vi efter en skicklig administratör som kommer ansvara för stugadministration och tillsammans med kollegor ansvara för utläggshanteringen. Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs med administrativa uppgifter och att hjälpa andra? Varmt välkommen in med din ansökan så snart som möjligt! OM TJÄNSTEN Som administratör blir du en del av teamet Administration Services som är ett litet team om 5 personer och en teamledare. Du rapporterar till gruppchef för teamet som idag också är chef för Shared Service Center. Teamet utgår ifrån Swecos huvudkontor beläget på Kungsholmen. I rollen jobbar du med att stötta upp internorganisationen och du kommer ha två huvudsakliga ansvarsområden – dels att hantera utlägg och dels att sköta administration och service kopplat till uthyrning av stugor som tillhandahålls interna medarbetare. Som administratör kommer du dagligen arbeta i flera olika system såsom ärende-, bokning- och utläggsystem samt diverse Microsoftprodukter. För den som vill och motiveras av att identifiera förbättringar, finns möjligheter att utveckla interna processer och rutiner, samt komma på nya idéer för att arbeta smartare med systemen. Du erbjuds - En roll med goda utvecklingsmöjligheter inom rollen - En modern arbetsplats som värnar om work-life balance. - En trygg anställning med kollektivavtal - Ett företag du kan växa inom med kompetenta ledare som hjälper dig att nå dit du önskar ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifter * Ansvara för stugadministration som ingår i personalstiftelsens uppdrag * Koordinera bokningar, uppdatera prislistor och säkerhetsställa korrekta stugbeskrivningar i bokningsportal * Hantera inkommande ärenden kring bokade stugor - såväl generella frågor som frågor som kommer in ad-hoc * Granska, registrera och administrera utlägg. Säkerhetsställa att kvitton uppfyller Skatteverkets policys och riktlinjer VI SÖKER DIG SOM - Har en avslutad gymnasieutbildning - Har tidigare erfarenhet från att ha jobbat i en administrativ/koordinerande roll såsom receptionist, administratör, kontorsassistent eller motsvarande - Mycket goda kunskaper i svenska och engelska då du kommer använda båda språken i ditt vardagliga arbete Det är meriterande om du har - Tidigare erfarenhet från att ha jobbat med utläggshantering - Goda systemfärdigheter där du känner dig trygg i att navigera i ett ärendehanteringssystem, bokningssystem, ekonomisystem eller motsvarande Som person söker vi dig som tycker om att arbeta socialt och supporterande. Du tycker om att hjälpa andra, samtidigt som du har en god förmåga att självständigt utföra ditt arbete. Du trivs med att jobba strukturerat och har ett sätt att arbeta där du inte missar några detaljer. För att trivas i rollen värdesätts din förmåga att vara handlingskraftig och på eget initiativ driva idéer och uppgifter framåt. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: - Strukturerad - Självgående - Serviceinriktad Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Ansvarig rekryterare: Emelie Säfbom, emelie.safbom@academicwork.se Vi tillämpar löpande urval och annonsen kan därmed komma att tas ned innan sista ansökningsdag om det är så att vi har gått vidare till urvals- och intervjufas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess. INFORMATION OM FÖRETAGET Sweco strävar efter att tiden hos dem ska vara den bästa i ditt arbetsliv! Tillsammans jobbar de för att lösa sina kunders utmaningar och hitta innovativa lösningar på framtidens hållbara samhälle. Hos Sweco förenas man i den gemensamma företagskulturen som värderar hållbarhet, öppenhet och utveckling. Här delar man engagerat med sig av kunskap till kollegor och bidrar till ett gemensamt resultat! Läs mer om hur det är att jobba hos dem på Swecos egen hemsida!