Chefssekreterare, Barn- och ungdomspsykiatrin

Är du en noggrann och ansvarsfull administratör med en passion för att stödja ledningsarbete? Har du erfarenhet av mötesadministration, diarieföring och ekonomihantering? Vill du vara en del av ett engagerat team inom barn- och ungdomspsykiatrin? Då kan du vara den vi söker!

Som chefssekreterare på BUP kommer du att spela en nyckelroll i att stödja vår ledningsgrupp och säkerställa att vårt administrativa arbete fungerar smidigt och effektivt. Vi söker dig som är självgående, strukturerad och har förmågan att hantera flera uppgifter samtidigt med hög noggrannhet.

Som chefssekreterare ingår du i Bups stab tillsammans med Verksamhetschef och biträdande verksamhetschef/verksamhetsutvecklare.

Psykiatrin i Region Örebro län är ett av fyra områden inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Område psykiatri består av allmänpsykiatrin, specialistpsykiatrin, rättspsykiatrin och barn och ungdomspsykiatrin. Regionen har en väl fungerande utbildningsmiljö för verksamhetsförlagd utbildning samt bidrar till utveckling av ny kompetens genom vår forskningsverksamhet.

I Barn och ungdomspsykiatrins verksamhetsområde ingår Första kontakten psykisk ohälsa, tre öppenvårdsmottagningar varav en med förstärkt öppenvård, en avdelning med heldygnsvård och tillhörande akutmottagning, en dagvårdsenhet för små barn och deras föräldrar samt en läkarenhet som resurssätter hela kliniken. Tillsammans har vi cirka 160 medarbetare inom olika yrkeskategorier som arbetar med gemensamma processer och mål.

Bups ledningsgrupp består av verksamhetschef, biträdande verksamhetschef/verksamhetsutvecklare, chefsöverläkare, medicinskt ledningsansvarig, chefssekreterare och 5 enhetschefer.

Region Örebro län är en av länets största arbetsgivare och en viktig tillväxtmotor i regionen. Vi arbetar för människors hälsa, trygghet och välbefinnande och för länets utveckling. Hos oss finns spännande och viktiga jobb inom bland annat hälso- och sjukvård, tandvård, kollektivtrafik, kultur och näringslivsutveckling.

Chefssekreterare, Barn- och ungdomspsykiatrin

Arbetsuppgifter

• Mötesadministration: Planering, inbjudningar/kallelser, förberedelser, minnesanteckningar och arkivering för möten, seminarier och föreläsningar, inklusive ledningsgruppens möten och facklig samverkan.
• Diarium/Arkivering: Diarieföring och arkivering enligt regionens dokumenthanteringsplaner för handlingar inom områdesledning och psykiatrins ledningsstöd.
• Ekonomi: Hantering av fakturor i regionens fakturahanteringssystem (Raindance) och beställningsansvar för kontorsmaterial och andra varor.
• Katalogtjänst: Samordning av katalogtjänster på verksamhets- eller områdesnivå.
• Administrativt stöd: Stöd till närmaste chef, stab och ledningsgrupp (inklusive HR-partner och områdesekonom) med posthantering, framtagande av underlag och handlingar.
• Personaladministration: Stöd i personaladministrativa system (Heroma) enligt delegation från ansvarig chef.
• IT-samordning: Samordning av behörigheter i relevanta system och mappar för ledningsgruppen.
• Webbredaktör: Ansvar för intranät och, vid behov, externa webben med särskild behörighet.
• Uppföljningar och handlingsplaner: Delaktighet i verksamhetens uppföljningar och planeringar, inklusive framtagande av årshjul, handlingsplaner, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser.
• Styrande dokument: Övergripande ansvar för verksamhetens styrande dokument, uppföljning, aktualisering och revidering enligt gällande rutiner.
• Processledare: för avvikelse- och klagomålshanteringen.
• Kvalitetsledningssystem: Administration av BUP kvalitetsledningssystem, ritning av processkartor och stöd i arbetet med processkartor.
• Logguppföljningar: Uppföljning i KP-systemet.

I tjänsten kan kliniskt arbete ingå. Den kliniska delen kommer att utformas i dialog med dig och din chef och anpassas utifrån din nuvarande kliniska kompetensnivå.

Övrig information

Då vi inom Psykiatrin värnar om våra patienter och värderar patientsäkerheten högt, kommer vi i samband med rekryteringen att begära utdrag ur misstanke- och belastningsregister från Rikspolisstyrelsen. Mer att läsa om misstanke- och belastningsregister finns i SFS 1999:1135 och SFS 1999:1134.

Välkommen med din ansökan!

Vi har gjort vårt medieval för denna rekrytering och undanber oss därför erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annonsering.

Kvalifikationer

Krav:

• Har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom hälso- och sjukvård.
• Har goda IT-kunskaper.

Meriterande:

• Erfarenhet av Raindance, Visio, Excell, Platina.
• Erfarenhet av ekonomihantering och diarieföring.

Personliga egenskaper:

• Är självgående och kan arbeta strukturerat med flera parallella arbetsuppgifter.
• Är noggrann och har ett öga för detaljer.
• Är kommunikativ och kan samarbeta väl med olika yrkesgrupper.

Ansökan

Ansökan ska innehålla fullständigt CV, personligt brev samt adressuppgifter. Intyg, betyg, examensbevis med mera ska lämnas vid en eventuell intervju.

Läs mer här

Vårt erbjudande till dig samt information om hur det är att leva och bo i vårt län

https://www.regionorebrolan.se/vierbjuderdig