Administrativ assistent till Malmö konsthall

Ref: 20242125 Arbetsuppgifter Som administrativ assistent på Malmö Konsthall har du en varierad och bred roll där du fungerar som spindeln i nätet. Du ansvarar för schemaläggning av våra värdar och ser i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten till att deras arbete samordnas. Du fungerar som en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetare i yttre tjänst, vilket innebär att du säkerställer att kommunikationen mellan dessa delar flyter på utan hinder. En annan viktig del av arbetet är att vara chefsstöd, både inom HR- och ekonomisystem. Ditt ansvar omfattar administration som registrering, arkivering och diarieföring, samt att besvara mejl som kommer till Malmö Konsthalls inkorg. Vid sidan av det ansvarar du även för mer praktiska arbetsuppgifter, som att hantera beställningar, hålla ordning och samordna leveranser och städning. Arbetet är både administrativt och operativt. Vid behov kan du även arbeta som värd, eller delta i olika projekt på Malmö Konsthall. Vid enstaka tillfällen kan viss kvälls- och helgverksamhet förekomma.   Kvalifikationer Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete. Du ska ha arbetat med schemaläggning, HR-administration och arkivering. Du har en gymnasieutbildning med inriktning på administration eller motsvarande. Övrig utbildning och erfarenhet som är relevant för arbetet, t.ex. inom konst- eller kultursektorn är meriterande. Du har god vana av att arbeta i Office-programmen och andra relevanta IT-system och verktyg. Det är även viktigt att du tidigare arbetat i digitala verktyg som är relaterade till HR, ekonomi och diarieföring. Du är serviceinriktad och har en problemlösande inställning. Du är strukturerad, bra på att planera och kan prioritera arbetsuppgifter, samt är noggrann med att följa regelverk. Social kompetens och samarbetsförmåga är avgörande i denna roll, samtidigt som du behöver vara flexibel och självgående, med förmåga att uppmärksamma vad som behöver göras och ta egna initiativ. Om arbetsplatsen Malmö Konsthall är en av Sveriges mest framstående konstinstitutioner och en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. I sin kärnverksamhet driver Malmö Konsthall ett utställningsprogram med fokus på svensk och internationell samtidskonst, ofta i samarbete med andra institutioner och curatorer runt om i världen. Genom att visa aktuell och reflekterande samtidskonst riktar Malmö Konsthall in sig på att vara en angelägen aktör i en internationell stad. Vårt mål är att Malmö Konsthall kontinuerligt ska utvecklas som mötesplats och vara relevant för både konstvana malmöbor som besökare som introduceras till samtidskonsten. Via den konstpedagogiska verksamheten skapar Malmö Konsthall berikande upplevelser av samtidskonst och stimulerar till eget skapande. Kulturförvaltningen i Malmö stad arbetar för att alla Malmöbor ska få ta del av ett rikt och varierat kulturliv. Vår verksamhet inkluderar Kulturskolan, Biblioteken i Malmö, Malmö Konsthall, Malmö Museum, Kulturarrangemang och Mötesplatser, Malmö Stadsarkiv och Malmö Konstmuseum. Vi stödjer även det fria kulturlivet och har ca 620 medarbetare som tillsammans skapar en dynamisk och inspirerande arbetsmiljö. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: tillsvidare Omfattning: 100 % Antal tjänster: 1 Tillträde: januari 2025 eller enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.