Administratör

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!  Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss    Vi söker     Administratör    Innehåll och arbetsuppgifter     Som administratör kommer du att ha din verksamhet förlagd till institutionen Kultur, språk och medier (KSM) inom LS. I rollen som administratör arbetar du självständigt men i nära samarbete med prefekt, biträdande prefekt och medarbetare på KSM. Du arbetar även nära HR och ekonomiavdelningen och ingår i fakultetens nätverksgrupp av administratörer. Du förväntas hålla dig uppdaterad om vad som händer vid institutionen och fakulteten för att kunna leverera ett administrativt stöd. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid. Eventuellt kan viss studieadministration ingå. • Stödja prefekt och biträdande prefekt i den dagliga administrationen • Bidra till att institutionens administrativa processer och dokumenthantering är ändamålsenliga • Administrera institutionens möten: boka mötestider, lokal, skicka inbjudan, föra protokoll och ansvara för dokumentation av dokument • Sköta institutionens bokföring av utgifter, inklusive sakgranskning av fakturor • Bistå lärare och chefer med IT-kompetens (till exempel digitala verktyg och webbsidor) • Administrera introduktionen av nyanställda • Sköta kontakt med leverantörer • Sköta konferensbokningar och förberedelser vid disputationer och seminarier • Beställa resor och litteratur Kvalifikationer     Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen och tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning. Det är meriterande om du har erfarenhet av att vara ledningsstöd i fråga om rutiner för allmänna handlingar, ekonomihantering, hantera avtal, årshjul och kalendarium, mötes- och konferenshantering. För att trivas i rollen som administratör ska du vara noggrann, flexibel och nyfiken för den akademiska verksamheten. Du ska tycka om att utvecklas och lära dig nytt. Du är proaktiv, gillar administrativa utmaningar och tycker om att skapa struktur. Du ska ha god kommunikations- och samarbetsförmåga, kunna ge relevant service och skapa och upprätthålla goda relationer. För att klara arbetet behöver du ha en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift i svenska och engelska. Du har god servicekänsla och kan hantera en tidvis hög arbetsbelastning. Du är självgående och lyhörd för verksamhetens behov. Stor vikt kommer att fästas vid personlig lämplighet. Arbetsplats   Malmö Universitet söker en administratör för en tillsvidareanställning. Du kommer att vara organiserad vid Gemensamt verksamhetsstöd och arbeta på kansli LS som administrativt stödjer Fakulteten lärande och samhälle (LS). Fakulteten för lärande och samhälle karaktäriseras av ett nytänkande när det gäller utbildningarnas utformning och samarbeten med skolor, kommuner, organisationer och näringsliv. Fakulteten, som har ca 7 500 studenter och 320 anställda, organiseras i sex institutioner: Barndom, utbildning och samhälle (BUS), Idrottsvetenskap (IDV), Samhälle, kultur och identitet (SKI), Kultur, språk och medier (KSM), Naturvetenskap, matematik och samhälle (NMS) och Skolutveckling och ledarskap (SOL). Fakulteten har tillstånd för utbildning i samtliga program med förskollärarexamen och lärarexamen som mål och för idrottsvetenskaplig och utbildningsvetenskaplig utbildning på forskarnivå. De idrottsvetenskapliga utbildningarna är humanistiskt och samhällsvetenskapligt inriktade. Dessutom ges program för studie- och yrkesvägledare och specialpedagoger/speciallärare. Upplysningar     Administrativ chef Amela Selimagic amela.selimagic@mau.se  (Nås på mail under semester 21/8- 3/9) HR-specialist Niklas Tholin Niklas.tholin@mau.se Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Ansökan     Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2024-09-04. Din ansökan ska skrivas på svenska, engelska eller något av de nordiska språken. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts.  Ansökan skall innehålla:  • Meritförteckning  • Relevanta betyg och intyg  • Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten  Övrigt     Anställningen avser en tillsvidareanställning på 100% med tillträde senast 1 december. Vi tillämpar individuell lönesättning och provanställning kommer att tillämpas. Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet. Tillträde     Senast den 1 december Fackliga företrädare     SACO: rebecka.johansson@mau.se SEKO: anne.sundel@mau.se OFR: lutfi.zuta@mau.se       Välkommen med din ansökan!