Administratör till Welcome Services

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Vid Serviceenheten arbetar ca 280 personer. Enheten erbjuder expertstöd och levererar service och tjänster till hela universitetet. Welcome Services är en sektion inom Serviceenheten som erbjuder bostäder, information, aktiviteter, råd och stöd för internationella forskare, personal och studenter samt mottagande institutioner vid Göteborgs universitet. I sektionens tjänster ingår både uthyrning av tillfälliga forskar- och studentbostäder och ett innehållsrikt välkomstprogram för internationell personal och internationella studenter, både vid terminsstart och under året. Vid Welcome Services arbetar idag ett tiotal personer. Sektionen finns i nyrenoverade lokaler i Studenternas hus i centrala Göteborg. Göteborgs universitet erbjuder möjlighet till distansarbete upp till två dagar i veckan under förutsättning att verksamheten, dina arbetsuppgifter och arbetsmiljö tillåter det. Welcome Services söker nu efter en administratör som avser ett vikariat. Mer information om sektionen hittar du här: Welcome Services, University of Gothenburg (gu.se)    Arbetsuppgifter  Tjänsten innebär arbetsuppgifter inom löpande administration och genomförande av aktiviteter, främst kring mottagande av internationella forskare och studenter. Du kommer bland annat att arbeta med: • Planering och genomförande av aktiviteter såsom föreläsningar, webbinarier, välkomstprogram för nya internationella studenter, utflykter och sociala evenemang. • Samarbete och löpande kontakt med kollegor och andra aktörer inom och utanför universitet. Att medverka i relevanta nätverk ingår också i arbetsuppgifterna. • Muntlig och skriftlig presentation av sektionens tjänster, vid både interna och externa möten. • Att förmedla information om det svenska systemet till internationella forskare och studenter, t ex information om sjukvård, försäkringar, skolor och fackliga organisationer. Arbetet utförs i samarbete med kollegor som hanterar liknande frågor. Tillsammans bildar ni ett arbetslag med hög grad av självstyre och egenansvar. Arbete på udda tider såsom kvällar och helger kan förekomma. Du bör vara beredd på att prata inför en stor grupp vid aktiviteter och evenemang.   Kvalifikationer  För att lyckas i rollen krävs att du kan självständigt planera och organisera ditt arbete och att du trivs med att ha överblick och ansvar och samtidigt gillar att arbeta i en utåtriktad roll. Följande är ett krav; • eftergymnasial utbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer som relevant. • att ha arbetat med evenemang och mottagande av gäster/kunder. • erfarenhet av digitala verktyg som exempelvis Office, Zoom, Teams och Sharepoint, både för traditionellt kontorsarbete och för distansmöten och digitala samarbetsytor. • mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. • mycket god samarbets- och kommunikationsförmåga. Följande erfarenhet är meriterande: • att ha kunskap om regler och processer för utländska medborgare som planerar att flytta till Sverige för studier, forskning eller arbete, inklusive kunskap om uppehållstillstånd, folkbokföring och liknande. • att ha arbetat med informationsutskick och nyhetsbrev. • att ha arbetat med internationella gäster eller studenter, och/eller ha internationell erfarenhet såsom att ha studerat eller arbetat utomlands. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, där det är viktigt att du kan samarbeta för att ni ska kunna avlasta varandra, för en kreativ och god arbetsmiljö. Arbetet ställer stora krav på servicekänsla, noggrannhet, initiativrikedom, flexibilitet och samarbetsförmåga.   Anställning  Anställningen är ett vikariat med en omfattning av 100 % (heltid) med placering vid sektionen Welcome Services, Serviceenheten, Göteborgs universitet, Göteborg. Tillträde för anställningen är 2024-08-15 eller enligt överenskommelse, fram till 2025-05-31. Vikariatet kan komma att förlängas.   Tillsättningsförfarande Intervjuer kommer att ske under sommaren, preliminärt under vecka 28 och 29.   Kontaktuppgifter för anställningen  Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta: Sektionschef Karin Hellqvist, karin.hellqvist@gu.se   Fackliga organisationer  Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande    Ansökan  Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.  Bifoga i ansökan: • CV • Personligt brev • Övriga dokument relevanta för ansökan (frivilligt) Ansökan ska vara inkommen senast: 2024-07-07   Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.