Administrativ coordinator till Evinova

Har du en imponerande meritlista som personlig assistent eller administratör, enastående organisationsförmåga och förmågan att hantera flera uppgifter samtidigt? Vi söker nu en ersättare för ett 18 månaders föräldravikariat på Evinova i Göteborg. Detta är en spännande möjlighet att ta sig an en utmanande och varierad roll.

Din huvudsakliga uppgift kommer vara att ge högkvalitativt professionellt stöd som personlig assistent till chefen för Digital Patient & Site Products samt den verkställande direktören för Digital Respiratory & Inflammation. Du kommer också att delta i arbetet med att bygga upp Evinova-gemenskapen i Göteborg. Som den framgångsrika kandidaten är du en person med höga krav, entusiasm och en passion för lärande, tillsammans med utmärkta kommunikationsfärdigheter, ett proaktivt förhållningssätt och förmågan att agera självständigt.

Du behöver ha starka förmågor att påverka och engagera rätt personer samt utveckla lösningar; din tålamod och flexibilitet kommer vara fördelaktigt för att säkra denna utmanande men intressanta roll. Ofta arbetar du självständigt och måste kunna anpassa dig till förändringar i kund- och intressentkrav med flexibilitet för att möta nya situationer.

Noggrannhet och starka organisatoriska färdigheter kommer vara nyckeln till framgång i denna roll, då du förväntas hantera uppgifter specifika för portfölj- och intressenthantering, hantera komplexa kalendrar, koordinera interna och externa möten, sköta utläggsredovisning, hantera komplexa researrangemang inklusive resevisum samt organisera och förbereda material för viktiga möten, evenemang och kommunikationer.

• Proaktiv kalenderhantering
• Omfattande och proaktiv planering av resor, inklusive flyg, boende, flygplatstransfer, bilbokningar, tåg etc. (förbereda resedokument/itinerarier)
• Arrangemang och support för interna/externa möten
• Underlätta kontraktshantering: skapande av arbetsuppdragsbeskrivningar, inköpsordrar, fakturahantering och annan ekonomisk administration
• ntroducera nya medarbetare (beställa IT-utrustning, sätta upp nyckelmöten, tilldela en mentor etc.)
• Stöd vid förberedelser av presentationsmaterial för avdelningschefen och förbereda agendor och protokoll för specifika möten
• Arbeta i nära samarbete med det bredare PA/admin-teamet inom Digital Health för att tillhandahålla specialistbaserat administrativt projektstöd vid behov
• Underhålla databaser och distributionslistor

• Talar engelska & svenska flytande då det krävs i det dagliga arbetet
• Har en eftergymnasial relevant utbildinig inom administration/event
• Har god vana av Microsoftprogrammen
• Har dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet från Lifesience branschen
• Insikt i lagkraven inom området
• Arbetat med eventplanering
• Arbetat i inköpssystem

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Ordningsam
• Ansvarstagande
• Socialt självsäker

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.