Executive Assistant / Project Coordinator

Inledning:
Du erbjuds en affärsnära roll i en dynamisk och internationell miljö där du tillsammans med ditt team bidrar till att utveckla toppen av svenskt näringsliv.  Är du en person som gillar att driva projekt, tar stort eget ansvar och har ett helikopterperspektiv? Då är det här rollen för dig.

Om Russell Reynolds:
Russell Reynolds Associates is a global search and leadership advisory firm. Our 520+ consultants in 47 offices work with public, private and nonprofit organizations across all industries and regions. We help our clients build teams of transformational leaders who can meet today’s challenges and anticipate the digital, economic and political trends that are reshaping the global business environment. From helping boards with their structure, culture and effectiveness to identifying, assessing and defining the best leadership for organizations, our teams bring their decades of expertise to help clients solve their most complex leadership issues. www.russellreynolds.com

Rollen:
Du blir det administrativa navet i uppdrag som rör Executive Search och du har en bred och central roll. Varje Executive Assistant / Project Coordinator arbetar i huvudsak tillsammans med en eller två konsulter, och tillsammans med researchers bildar ni ett team som arbetar affärsnära. Dina ansvarsområden och arbetsuppgifter varierar men vanligt förekommande är:

• Avancerad kalenderhantering i form av (globala) bokningar av kundmöten, kandidatintervjuer, referenssamtal, uppföljningsmöten och löpande marknadskontakter
• Ta fram offerter/avtal/presentationsmaterial
• Detaljerade resebokningar över hela världen
• Förberedelse av projektrelaterade dokument som befattningsbeskrivningar, statusuppdateringar, kandidatpresentationer, referensrapporter
• Korrekturläsning
• Registrering av information i vårt CRM-system  
• Reseräkningar, utläggsredovisning
• Löpande fakturahantering
   

Du arbetar ca 90 % av din tid i uppdragen och ca 10 % med övrig support till dina konsulter.

Din profil:
Vi söker dig som arbetat som Executive Assistant, projektledare eller koordinator i en internationell miljö. Du kommer med fördel från branscher som bank, finans, advokat eller management consulting då miljöerna påminner mycket om den på Russell Reynolds. Det viktigaste är att du är professionell och har en mycket god förmåga att interagera med seniora personer samt att du är självständig, stresstålig, bra på att organisera och klarar av ett högt arbetstempo.

Du behöver ha ett helikopterperspektiv, kunna prioritera bland både små och stora uppgifter, ha en bra struktur på ditt arbete och god framförhållning. Du bör även vara van att hantera konfidentiellt material. Du är flytande i svenska och affärsengelska i tal och skrift. Du är trygg i hela Officepaketet, speciellt Power Point och Word och du har en god förståelse för IT.

Mer om tjänsten:
I den här rekryteringen samarbetar Russell Reynolds Associates med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är en tillsvidaretjänst med sex månaders provanställning. På kontoret, som ligger på Regeringsgatan 20, arbetar för närvarande 27 personer.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum.