Administratör - senior

Arbetsuppgifter

Är du en vass Administratör och har du tidigare arbetat med projekt? Då kan du vara den vi söker för det här långa uppdraget till vår kund som är en svensk myndighet!

Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt. Som Projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bland annat att du:

• Agerar utifrån projektets mål.
• Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.
• Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering.

Resurshantering i projekt:

• Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
• Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
• Introducera nya projektmedlemmar, såväl internt anställda som konsulter i projekten.
• Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara

Hantering av möten och dokumentation:

• Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
• Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
• Arbeta i våra digitala projektverktyg
• Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.

Stödjande i rapportering och ekonomi:

• Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial
• Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
• Ta emot, granska och kontera fakturor

Övrig praktisk hantering:

• Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
• Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
• Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
• Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang.

Kvalifikationer

• Du har utbildning inom Administration eller Ekonomi på minst gymnasienivå.
• Du har minst 6 års erfarenhet som Administratör.
• Du har minst 4 års erfarenhet som Program- eller Projektadministratör.
• Du har minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem.
• Du har arbetat för en offentlig/statlig myndighet eller politikerstyrd organisation.
• Det är meriterande om du har minst 2 års erfarenhet av arbete med ProjectPlace och/eller Webforum ATLAS.
• Det är meriterande om du har minst 2 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system.

Personliga egenskaper

Som Projektadministratör behöver du ha en mycket god kommunikativ förmåga då du samverkar mycket brett med bland annat gruppchef, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer samt externa leverantörer och entreprenörer. Arbetsuppgifterna är dessutom ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.

När du blir en av oss

Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder bland annat en digital lösning som hjälper våra medarbetare att hitta verktyg för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.

Lön

Enligt överenskommelse.

Tillträde och ansökan

Heltid, kontorstider. Vår kund önskar start 2023-04-17 och uppdraget förväntas löpa t.o.m. 2026-11-30 med goda chanser till förlängning efter det. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult och arbeta hos vår spännande kund med placering på Kungsholmen i Stockholm. Skicka in din ansökan (gärna i Word-format) snarast, då intervjuer sker löpande. Ansökningar mottagna innan 2023-03-20 kommer att hanteras i ett första urval. Sista ansökningsdag är 2023-03-30.

Sökord: Erfaren, Senior, Administratör, Projektadministratör, Programadministratör, Myndighet