Projektledare för event och teamadministratör för KTH Development Office

Projektledare för event och teamadministratör för KTH Development Office

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.

Information om uppdraget

Det gemensamma verksamhetsstödets (GVS) uppgift är att stödja universitetets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är vi inom verksamhetsstödet policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.

KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd inom hela organisationen. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.

KTH:s Development Office ansvarar för att strategiskt och operativt driva en centraliserad och strukturerad fundraising vid KTH. Verksamheten söker proaktivt finansiering för strategiska initiativ i samråd med KTH:s ledning och stöttar sedan forskare att ansöka om ekonomiskt stöd vid research som gynnar vår samhällsutveckling. Development Office hanterar även inkommande förfrågningar kring donationer eller annan art av extern finansiering och bereder dessa. Sedan januari 2019 ingår förvaltningen av KTH:s anknutna stiftelser i avdelningens uppdrag. Development Office är placerat på avdelningen för Forskningsstöd (Research Support Office).

En av de uppskattade kollegorna på Development Office har efter 10 år i sin tjänst sökt sig mot nya utmaningar och vi söker nu avdelningens nya teamadministratör. I tjänsten som teamadministratör kommer du tillhöra ett engagerat och utåtriktat team med 8 anställda där frihet under ansvar tillämpas men med närhet till varandra för stöd och bollning. Styrkan i arbetsgruppen är att alla kompletterar varandra och hjälps åt vid behov. Här är många bollar i luften samtidigt vilket leder till härlig dynamik där ingen dag är den andra lik. Vill du ha en tjänst som bidrar till forskning och samhällsutveckling och där ditt arbete verkligen kan göra skillnad? Sök dig till oss!

Vi erbjuder
  • En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
  • Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö
  • Flexibel anställning med möjlighet att arbeta hemifrån 2 dagar i veckan
Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Arbetsuppgifter

I rollen som teamadministratör för KTH:s Development Office ger du kvalitativ support i all administration kopplad till gruppens uppdrag inom fundraising såväl som stiftelseverksamheten. Kortfattat kommer du ansvara för:
  • Mötesbokningar och koordinering av interna och externa aktörer
  • Praktisk projektledning av event och andra möten
  • Koordinering av relationsstärkande aktiviteter och kommunikation gentemot KTH:s donatorer (stewardship)
  • Huvudansvar för teamets diarieföring/arkivhantering och dokumenthantering
  • Inköp och avrop t ex av catering, tjänster eller produkter
  • Dokumentation och uppdatering av verksamhetens rutiner och arbetsprocesser
Vi söker dig som

Kvalifikationer

Som person är du en utpräglad servicemänniska med fingertoppskänsla. Du är del i ett relationsbyggande team som utgör länken mellan KTH och omvärlden där noggrannhet och lyhördhet är nyckelegenskaper för att lyckas väl i tjänsten. Du trivs i komplexa organisationer och att i ditt arbete kunna rikta dig såväl inåt som utåt ur organisationen.

Krav för anställningen
  • Minst två års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
  • Vana av olika digitala miljöer och verktyg och erfarenhet av MS Office
  • Vana att uttrycka sig mycket väl på svenska och engelska, både i tal och i skrift
  • Gymnasial utbildning
Meriterande
  • Kännedom om den akademiska världen och statlig förvaltning i synnerhet KTHs förvaltning är meriterande
  • Relevant eftergymnasial utbildning
  • Projektledarutbildning
  • Diarieföring, arkivering
  • Minst 2 års erfarenhet från ett serviceyrke
För att trivas och bidra i din roll är det viktigt att du som person är en utpräglad servicemänniska och lagspelare med fingertoppskänsla. Du är del i ett relationsbyggande team som utgör länken mellan KTH och omvärlden där noggrannhet, lyhördhet och lösningsfokus är nyckelegenskaper för att lyckas väl i tjänsten. Du trivs att arbeta i komplexa organisationer och att i ditt arbete kunna rikta dig såväl inåt som utåt ur organisationen. Du arbetar gärna självständigt, strukturerat och tar egna initiativ. Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal. Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Anställningsform: Tillsvidare anställning

Tillträde: Enligt överenskommelse

Löneform: Månadslön

Antal lediga befattningar: 1

Sysselsättningsgrad: 100%

Ort: Stockholm

Län: Stockholms län

Land: Sverige

Referensnummer: VP-2022-1179

Kontakt: Elin Sjösten, elin.sjosten@academicwork.se

Publicerat: 2022-12-16

Sista ansökningsdag: 2023-01-10
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration
Typ av anställning Heltid
Rekrytering hanteras av Academic Work
Hemsida http://www.academicwork.se/
Sista ansökningsdag Löpande (35 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Vi är ett bemannings- och rekryteringsföretag för studenter och akademiker i början av karriären, young professionals. Vi startade som tre studenter som levde vår egen affärsidé. Men snart ledde kraften affärsidén bort från pannrummet mot stadig expansion. Nu är vi en internationell verksamhet där young professionals påbörjar sina karriärer, varje dag. Sedan starten har vi hjälpt över hundratusen till jobb och vi hoppas på att hjälpa många, många fler. Just nu har vi över 1000 lediga jobb över hela Sverige, extrajobb för dig som fortfarande studerar och heltidsjobb för dig som är i början eller i mitten av din karriär. Gemensamt för de företag vi jobbar med är att de, precis som vi, tror på young professionals. Vill du veta mer om oss? Läs mer på www.academicwork.se