Executive assistant till CIO/ Head of Group IT

Den verkställande assistenten ger professionellt administrativt och personligt stöd till CIO och chef för Group IT. Du kommer att arbeta i nära samarbete med kollegor från olika delar av organisationen. Rollen kräver en hög grad av uppmärksamhet på detaljer, en förmåga att förutse behov och handlingar, förmåga att arbeta under press och utmärkt tidshantering. En hög nivå av integritet, diskretion och överlägsen kommunikationsförmåga är viktigt för denna roll.

• Hantera kalender och informationsflöde för CIO.
• Administrativa uppgifter som hantering av brevlådor och telefon. Arkivering, kopiering och utskrifter.
• Protokoll över mötesanteckningar, beslut och åtgärder inkl. uppföljning.
• Detaljplanering och bokning av resor.
• Stödja framtagande av presentationer, informationsmaterial och sammanställning av bakgrundsdokument.
• Arrangera konferenser och administrera olika forum (skicka inbjudningar, förbereda agenda, protokollföra).
• Hantering av ekonomihantering, administration av fakturor och resekostnader.
• Förbereda, koordinera och hantera VIP-besök.

Du är en uppskattad serviceinriktad kollega med avancerad organisatorisk och administrativ förmåga. Uppvisad erfarenhet av att stödja ledande befattningshavare där hög grad av sekretess, initiativförmåga och mognad i omdöme krävs. Vi söker en person med lång erfarenhet av liknande befattningar som är van att arbeta med chefer.

Vi söker en snabb och serviceinriktad person som kan ha många aktiviteter igång samtidigt. Du är även analytisk och har förmågan att sammanfatta information och presentera den på ett professionellt sätt. Du har stor social kompetens och älskar att arbeta i en miljö som kräver samarbete med kollegor och externa partners.

Du ska även ha:

• Avancerade organisatoriska och administrativa färdigheter
• Visad erfarenhet av att stödja ledande befattningshavare där hög grad av sekretess, initiativförmåga och mognad i omdöme krävs.
• Lång erfarenhet av liknande befattningar och vana att arbeta med chefer
• Behärskar både svenska och engelska flytande, i tal och skrift.

Relevant akademisk utbildning och/eller motsvarande erfarenhet inom dessa områden är en stor fördel.

• Så snart som möjligt
• Heltid
• Centrala Stockholm

För denna tjänsten behövs ett uppdaterat CV på svenska

OBS! Uppdraget kommer att omfattas av försvarssekretess (RK3), vilket innebär krav på svenskt medborgarskap och godkännande av säkerhetsprövning utförd av myndighet.

Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och kundens önskemål är att alla frågor rörande tjänsten hanteras av Academic Work.

Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.