Office Manager till Wise Group

Office Manager till Wise Group

Våra kontor ser vi som både mötesplats och arbetsplats för våra dryga 350 anställda och lika många uthyrda konsulter. Vårt bemötande är ett av våra viktigaste verktyg för att bygga vår varumärkesupplevelse utåt och inåt och vår kontorskultur är ett sätt att skapa en kunskapsrik och attraktiv miljö för alla anställda.

Ditt ansvar omfattar daglig verksamhetsdrift av både kontorsdelarna och reception med mötesverksamhet, liksom back-officetjänster. Varje år har vi tusentals möten med allt från kandidatintervjuer och kundmöten till seminarier, utbildningar, events och nätverksträffar. Mycket av detta görs idag också digitalt men successivt mer och mer på plats igen eller via ”sändning” - vi har ett eget poddrum där bla våra #påjobbetpodden eller #lönepodden spelas in och anpassade lokaler för digitala utbildningar mm. Vi söker dig som både vill skapa kvalitet i vardagen för alla våra medarbetare, konsulter, samarbetspartners och kunder och ta vår dagliga service till nästa nivå. Du arbetar i nära samverkan med ledning och specialister i respektive dotterbolag, med ansvariga på regionkontor och är själv del av ledningsgruppen på shared-service. Kan det här vara jobbet för dig?

Vilka är Wise Group?
Wise Group AB är en familj av specialistbolag inom rekrytering och HR konsulttjänster som hjälper företag att nå sin fulla potential genom att sätta människan i centrum. Vi är en börsnoterad, nordisk aktör med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingfors. Våra 7 helägda specialistbolag med tillhörande brands håller vi ihop med en erkänt stark affärskultur och ledstjärnorna Passion- Kvalitet- Tillväxt.

Tillväxten i vår marknad är stark. Vi befinner oss i en fortsatt utvecklingsfas efter både flytt av huvudkontor 2020 och allt pandemin medfört och lärt oss. Vår nuvarande House Manager Jenny går vidare till uppdrag utanför Wise och vi söker nu dig som vill ta vidare och både utveckla team, arbetssätt och förädla på den grundstruktur som byggts upp. Du gillar mötet mellan människor och att leverera den bästa möjliga servicen både i stort som smått.

Vi tror på kraften som uppstår när man matchar rätt person med rätt möjlighet. Människor som får möjlighet till utveckling och samarbete mår bättre och presterar bättre. På så sätt bidrar vi till ett mer mänskligt och modigt näringsliv och en hållbar framtid. en

Hur ser en vanlig dag ut?
I rollen som Office Manager så handlar det om att skapa smart struktur och flexibilitet som kan möta att ingen dag är riktigt den andra lik i en people business som vår. Rollen är både operativ och strategisk och du kommer att arbeta nära alla våra bolag som sitter på Linnégatan 87 i Stockholm som vi kallar ”House of Wise”. Du åker också med regelbundenhet till övriga kontor och håller nära kontakt med office assistant i Finland. Här handlar det om att bidra med din kompetens och se till att allt flyter på så smidigt som möjligt. Rollen är bred och blir mycket vad du gör den till. Här följer några ansvarsområden:
  • Personalansvar för fem receptionister i Stockholm (3), Göteborg (1) och Malmö (1). Och ”dotted line” till kontorsassistent i Helsingfors.
  • Budgetansvar och del av WG LG - vår ledningsgrupp för shared-service.
  • Du rapporterar till CFO, medlem av koncernledningen.
  • Ansvara för den dagliga driften på våra Sverigekontor (ca 300 anställda).
  • Optimera tillgångar och bygga smidiga flöden - detta sker i nära samarbete med övriga.stabsansvariga funktionschefer på shared-service. I synnerhet IT och helpdesk.
  • Ansvara för kundupplevelse i världsklass både i mindre och större sammanhang.
  • Ytterst ansvarig för husronder, processer, checklistor och rutiner - det som gör att allt fungerar sömlöst i praktiken.
  • Vara delaktig i events och projekt för våra bolag men också koncernövergripande som on-boarding, flytt, lokal, internutbildning, event och konferens.
  • Travel management, vara kontaktperson till våra rese- och hyrbilspartners.
  • Ansvar för hyresvärdar och leverantörsavtal.
  • Säkerhetsansvarig. Lås, larm och brand.
  • Ansvara för försäkring relaterade till kontor och inventarier och vara kontaktperson för allt kring våra försäkringar.
En positiv ledare och entusiasmerande projektledare
Vi söker dig som ser till att den dagliga driften går som en klocka men du har också förmågan att vara strategisk och kreativ. Vi tror att du som blir framgångsrik i den här rollen har arbetat som Office Manager eller Kontorschef på mötesintensiva företag under ganska många år och att du är trygg i rollen. Vi ser att du gillar människor, stora kontaktytor, att du är ödmjuk, prestigelös och en entusiasmerande person med en härlig can-do-attityd och positiv energi som smittar av sig.

Vi vill att du har haft personalansvar sedan innan och att du brinner för service då tanken med rollen är du ska utveckla den till nästa nivå. Du behöver vara en projektledare av rang, ha god förmåga att kommunicera och lösa problem i samarbete med andra. Självklart gillar du utveckling och ständiga förbättringar. Vi vill att du har ett ROI-tänk och en stark ekonomisk förståelse. Din roll är ett slags nav - du möter och påverkar många och det är viktigt att du är och vill vara en kulturbärare för våra värderingar och att du är duktig på att bygga team som ser sin betydelse i detta sammanhang också.

Du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska, du är van att arbeta i system och du har goda kunskaper i hela Officepaketet.

Nyfiken på att veta mer?
Tjänsten är en tillsvidaretjänst med start så snart som möjligt. Intervjuer kommer att ske efter semestrarna med start vecka 33.

I den här rekryteringen samarbetar Wise Group med the Pace. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Christina Stenbeck på christina.stenbeck@thepace.se

Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.thepace.se och du får då svara på tre korta frågor. Om du går vidare i processen därefter kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Reception, Kontorschef, Koordinator
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Rekrytering hanteras av The Pace
Sista ansökningsdag 14 aug 2022 (1 dag kvar)

Om arbetsgivaren

The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals som är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom administration. Vi tillsätter bland annat roller som VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Administrativ chef, Office Manager, Receptionschef, Kundtjänstchef, Projektkoordinator, Administratör, Facility Manager, Facility Co-ordinator och Sälj-, Inköp-, Jurist- och Kontorsassistent samt receptions- och kundservicemedarbetare. Här finns även ett stort nätverk av exekutiva assistenter som du också kan anlita virtuellt.