Executive Assistant / VD Sekreterare

Executive Assistant / VD Sekreterare

Jag behöver en Executive Assistant som kan hålla ordning på mig och min tid så att jag håller ihop och kan fokusera på rätt saker.

Så du förstår bättre - jag tänker: min co-pilot. För jag vill ha en person vid min sida som har lika bra koll som jag på vår kurs framåt och som därför säger emot när det behövs. Att ta bort hinder i min vardag och arbeta med realism blir ditt sätt att värna om verksamhetens bästa.

Just nu befinner vi oss i en stark utvecklingsfas. Går du igång på människor och affärer, har service i blodet, gillar att äga och förbättra saker och är ett proffs på ordning och reda utan att vara regelstyrd, då kan du bli en del av vårt team.

Vi är ett entreprenörs styrt bolag baserat centralt i Stockholm city som verkar inom ett antal online brancher: Edtech, Gambling, Affiliate, Gamification, E-sport och leadgeneration.

Vi är under uppstartsskede inom flera av dessa branscher och behöver dig för att strukturera detta arbete vidare.

Hur ser en vanlig dag ut?

I rollen som Executive Assistant kan man verkligen påstå att "ingen dag är den andra lik". Du kommer arbeta nära mig och bidra med din kompetens i stort som smått och ser till att allt flyter på så smidigt som möjligt. Exempel på vanligt förekommande arbetsuppgifter är:
  • Planering och arrangemang inför möten och presentationer
  • Dokumentering och uppföljning av ovan
  • Författa PM
  • Underlätta mitt dagliga arbete med både administrativa och praktiska uppgifter
  • Agera projektstöd/projektledare av både mindre och större karaktär
  • Skapa organisera, sammanställa för att effektivisera och underlätta för mig


I rollen får du stor inblick i hur vardagen ser ut för mig som VD och entreprenör och kommer nära verksamheten och de branscher vi verkar inom.

Vem söker vi?

För att lyckas i rollen som Executive Assistant ser vi att du har en högskoleexamen och tycker att logiska tester är en baggis.
Du är en skicklig kommunikatör både på svenska och engelska och har mycket goda kunskaper i Office365. Naturligtvis är du nyfiken kring den senaste tekniken. Det viktigaste av allt är att du förstår det här med service, du är förmodligen ett riktigt proffs när det kommer till just den biten och har lovordad erfarenhet sedan tidigare.

Som person är det viktigt att du sprider god energi och har en positiv inställning till olika moment i vardagen. Du trivs i sociala sammanhang där du får nätverka och bygga relationer. För att axla rollen är det viktigt att du har hög integritet då du arbetar under mitt och övrig lednings förtroende. Du arbetar framgångsrikt på ett ytterst strukturerat och noggrant sätt samt har ett öga för detaljer. Din erfarenhet har gjort dig till en person som snabbt kan ta beslut och du är van vid att alltid ligga "steget före" för att underlätta VD och ledningsgruppens vardag.

Du har ett starkt engagemang och driv för att få saker gjorda och gör det på ett strukturerat arbetssätt och med ett analytiskt sinne. Du har förmågan att prioritera, planera och möjliggöra både ditt eget och andras arbete. Du är prestigelös, tydlig, lösningsfokuserad och sympatisk.

Du gillar ägarskap, prioriterar smart och du ser möjligheten i att själv kunna ge och ta feedback, föreslå initiativ eller förbättringar.

Summering av dig:

- Ordning och reda – utan att vara regelstyrd

- Uppsökande information (ha erfarenhet)

- Presentationer (Powerpoint och/eller annat ex. Keynote)

- Skrift (Svenska & engelska obehindrat)

Erfarenhet av dokumenterad projektledning

- Sätta realistiska mål

- Driven

- Gör hellre fel än inget alls! - Gör inte om samma fel!

- Ha kunden i fokus! I allt vi gör skall vi fråga:

- Hur gynnar detta kunden!

Är detta du?

Är du introvert eller extrovert? Oavsett vilket, vill vi ha dig som vill vidare och inte är rädd för att hugga i!

Rätt person har alla möjligheter att påverka hur nästa steg ser ut i sin egen utveckling!

Vi ser att du skriver ett kort personligt brev där du skriver hur du uppfattar jobbet och din koppling till det!

Bifoga även ditt CV

Maila din ansökan idag till: magnus@calibermedia.se
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Sista ansökningsdag 21 dec (11 dagar kvar)