Project Coordinator/Executive Assistant till Russell Reynolds

Project Coordinator/Executive Assistant till Russell Reynolds

Om Russell Reynolds:
Russell Reynolds Associates is a privately owned global leadership advisory and search firm. We help our clients build teams of transformational leaders who can meet today’s challenges and anticipate the digital, economic and political trends that are reshaping the global business environment. We have 47 offices around the world and conduct 6,600 engagements annually. Please visit www.russellreynolds.com for more information.

Rollen:
Du blir det administrativa navet i uppdrag som rör Executive Search och du har en bred och central roll. Varje Project Coordinator/Executive Assistant arbetar i huvudsak tillsammans med en eller två konsulter, och tillsammans med researchers bildar ni ett team som arbetar affärsnära. Dina ansvarsområden och arbetsuppgifter varierar men vanligt förekommande är:
  • Avancerad kalenderhantering i form av bokningar av kundmöten, kandidatintervjuer, referenssamtal, uppföljningsmöten och löpande marknadskontakter
  • Ta fram offerter/avtal/presentationsmaterial
  • Detaljerade resebokningar över hela världen
  • Förberedelse av projektrelaterade dokument som befattningsbeskrivningar, statusuppdateringar, kandidatpresentationer, referensrapporter
  • Korrekturläsning
  • Registrering av information i vårt CRM-system
  • Reseräkningar, utläggsredovisning
  • Löpande fakturahantering
Du arbetar ca 90 % av din tid i uppdragen och ca 10 % med övrig support till din konsult.

Din profil:
Vi söker dig som arbetat som assistent, projektledare eller koordinator i en internationell miljö. Du kommer med fördel från branscher som bank, finans, advokat eller management consulting då miljöerna påminner mycket om den på Russell Reynolds. Det viktigaste är att du är självständig, stresstålig, bra på att organisera och klarar av ett högt arbetstempo. Du behöver ha ett helikopterperspektiv, kunna prioritera bland både små och stora uppgifter, ha en bra struktur på ditt arbete och god framförhållning. Du bör även vara van att hantera konfidentiellt material.

Du är flytande i svenska och affärsengelska i tal och skrift. Du är trygg i hela Officepaketet, speciellt Power Point och Word och du har en god förståelse för IT.

Mer om tjänsten:
I den här rekryteringen samarbetar Russell Reynolds Associates med The Pace/Wise Professionals. Tjänsten är en tillsvidaretjänst med sex månaders provanställning. På kontoret, som ligger på Regeringsgatan 20, arbetar för närvarande 23 personer.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Christina Stenbeck, christina.stenbeck@thepace.se.

Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan.
Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.wise.se och du får då svara på tre korta frågor. Om du går vidare i processen kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Assistent, Koordinator
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Rekrytering hanteras av The Pace
Sista ansökningsdag 22 maj 2022 (3 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals som är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom administration. Vi tillsätter bland annat roller som VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Administrativ chef, Office Manager, Receptionschef, Kundtjänstchef, Projektkoordinator, Administratör, Facility Manager, Facility Co-ordinator och Sälj-, Inköp-, Jurist- och Kontorsassistent samt receptions- och kundservicemedarbetare. Här finns även ett stort nätverk av exekutiva assistenter som du också kan anlita virtuellt.