Analytiskt Bid Assistant till Poolia

Analytiskt Bid Assistant till Poolia

Till Poolias huvudkontor söker vi en analytisk Bid Assistant som är duktig på att prioritera och har förmågan att behålla lugnet vid stressiga situationer. För att lyckas i rollen är du självgående, noggrann, kommunikativ, ansvarstagande och lyhörd. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Din roll

Vår Bid-funktion som tillhör försäljningsorganisationen, expanderar och vi söker därför en Bid Assistant. Arbetet innebär att vara ett operativt stöd för vår Senior Bid Manager/gruppchef samt för verksamheten. I rollen ingår att ta emot avrop/förnyade konkurrensutsättningar och lämna anbud samt hantera inkommande samtal och mejl.

Tjänsten kommer bland annat att innefatta följande arbetsuppgifter:
  • dagligen bevaka nya förfrågningar
  • dagligen bevaka nytillkomna dokument/frågor och svar samt administrera samtliga dokument i förfrågningar
  • bevaka och administrera gemensamma e-postlådor samt säkerställa att leverans från verksamheten sker innan sista anbudsdag.
  • insamling av information från övriga i organisationen
  • hantera CV i samarbete med övriga i organisationen
  • skriva och sammanställa bilagor och medverka vid inlämning av anbud
  • statistik, uppföljning, analys och rapportering av avrop och förnyade konkurrensutsättningar baserade på offentliga ramavtal. Rapporter ska innehålla olika variabler såsom roller, nivåer och priser. Rapportering skall ske kvartalsvis. Rapporter skall innehålla såväl utfall som prognos.
  • analysera förfrågningsunderlag och samverka med berörda i organisationen.
  • medverka vid utveckling av material och innehåll i förfrågningar.
Vem är du?

Vi söker dig som har minst tre års erfarenhet av avancerade administrativa uppgifter samt analyser. Du har i tidigare roller haft kundkontakt samt arbetat med inköp/förnyade konkurrensutsättningar. Du har även erfarenhet av offentliga upphandlingar företrädesvis inom tjänstesektorn samt avtalshantering. Självklart har du kunskap om LOU/LUFS och förståelse för grundläggande avtalsvillkor. Vi ser att du har utmärkt förmåga att hantera svenska språket och att skapa tydligt textmaterial. Vidare har du även mycket goda kunskaper i Office-paketet framför allt i Word, Excel och Powerpoint samt mycket god datorvana. Du har en godkänd gymnasieutbildning eller likvärdig utbildning med inriktning mot ekonomi och inköp eller motsvarande.

Som person är du självgående, kommunikativ och har god ordning och reda. Du är väldigt serviceinriktad och håller en hög produktivitet. Då ansvarsuppgifterna kan variera med kort varsel ser vi att du behöver vara flexibel, anpassningsbar och ha ett stort engagemang. För att lyckas i rollen är du analytisk, noggrann, strukturerad, ansvarstagande, effektiv och lyhörd. Vidare behövs en nyfikenhet kring det skrivna språket och att du kan sälja in vår organisation på ett pedagogiskt, kreativt och intressant sätt.

Det är meriterande om du har erfarenhet av TendSign men även andra relevanta upphandlingsstödssystem såsom e-avrop och Kommers. Vidare är det meriterande med en eftergymnasial utbildning inom relevant område. Det är även meriterande med vana att arbeta i CRM system och i Sharepoint.

Om Poolia

Poolia har ett fokus: att tillsätta kvalificerad kompetens på tjänstemannaområdet. Avgränsningen är vår styrka och det som gör oss till branschens kanske mest erfarna rekryteringskonsulter. Vi har en gedigen erfarenhet inom en rad specialistområden. Vi förstår företagen och deras affärsvillkor. Och vi har en urvalsfilosofi som identifierar varje individs unika förmågor. Tillsammans med en kvalitetssäkrad process, modern kandidatwebb och ledande digitala verktyg är detta grunden i vårt erbjudande - Rätt individ. På rätt plats. Alltid.
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Assistent
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Rekrytering hanteras av Poolia
Sista ansökningsdag 2 dec (19 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Poolia har ett fokus: att tillsätta kvalificerad kompetens på tjänstemannaområdet. Avgränsningen är vår styrka och det som gör oss till branschens kanske mest erfarna rekryteringskonsulter. Vi har en gedigen erfarenhet inom en rad specialistområden. Vi förstår företagen och deras affärsvillkor. Och vi har en urvalsfilosofi som identifierar varje individs unika förmågor. Tillsammans med en kvalitetssäkrad process, modern kandidatwebb och ledande digitala verktyg är detta grunden i vårt erbjudande - Rätt individ. På rätt plats. Alltid.