Executive Assistant till Nordiska museet

Executive Assistant till Nordiska museet

Nu söker vi en Executive Assistant till stiftelsen Nordiska museet. Detta är ett konsultuppdrag på heltid med start omgående. Uppdraget fortlöper i sex månader med goda möjligheter till förlängning alternativt överrekrytering till kund efter avslutat uppdrag.

Ditt uppdrag
I rollen som Executive Assistant är din främsta arbetsuppgift att supportera styresmannen genom att proaktivt strukturera upp och effektivisera det dagliga arbetet. Förutom ett nära samarbete med styresmannen kommer du även arbeta nära samt samverka med stiftelsens övriga chefer och medarbetare. Vidare förekommer viss kontakt med externa kontakter såsom myndigheter samt andra offentliga och privata intressenter. Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:
  • Planera samt föra protokoll på möten där styresmannen deltar
  • Koordinera styresmannens kalender samt förbereda möten genom t.ex. framtagning och kvalitetssäkring av handlingar, presentationer och andra texter i olika media
  • Stötta styresmannen med administrativa diverse uppgifter exempelvis fakturahantering, rapportering och reseräkningar med mera
  • Hantera stiftelsens resebokningar
  • Medverka i implementering och uppsättning av ett nytt ärendehanteringssystem samt ha ägandeansvar över ärendehantering och registrering i systemet
  • Övriga administrativa ad hoc-uppgifter
Din bakgrund
Vi söker dig som har flera års erfarenhet av att arbeta i en liknande roll som Executive Assistant, gärna mot VD eller liknande sedan tidigare. Du behärskar svenska och engelska obehindrat i tal och skrift. För denna roll sätter vi höga krav på dina kunskaper inom Officepaketet, både Word och PowerPoint då en stor del av ditt arbete kommer hanteras i dessa verktyg.

För att trivas och bli framgångsrik i rollen behöver du ha en koordinerande och administrativ ådra. I din roll förväntas du agera ”gatekeeper”, dvs. att kunna hantera en stor mängd inkommande ärenden vilket ställer höga krav på din integritet och planeringsförmåga. Du har en mycket god förmåga att samarbeta och kommunicera såväl med medarbetare på olika positioner som med externa kontakter. Då tjänsten innebär mycket självständigt arbete behöver du på egen hand kunna identifiera och planera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Andra egenskaper vi tror kännetecknar dig är att du är löser uppgifter på ett prestigelöst och flexibelt sätt med hög servicenivå och noggrannhet. Vidare tror vi att du är skicklig på att prioritera, arbeta proaktivt samt uppskattar ett högt arbetstempo med varierat arbetsinnehåll.

Om Nordiska museet
Stiftelsen Nordiska museet är i dag Sveriges största kulturhistoriska museum. Samlingarna speglar landets kulturhistoria från 1500-talet till nutid. Utöver den stora museibyggnaden på Djurgården äger stiftelsen flera kulturhistoriska miljöer på skilda håll i landet: Julita gård, Tyresö slott, Svindersvik, Härkeberga kaplansgård samt Wicanderska villan på Djurgården. Stiftelsen svarar för driften och förvaltningen av dessa miljöer med totalt över 400 byggnader och vidsträckta historiska parker och landskap, oftast i samverkan med utomstående intressenter som kommuner, byalag, föreningar och privatpersoner. Stiftelsen Nordiska museets verksamhet är bred och komplex.

När du blir en av oss
Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal - inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är en del av Wise Professionals, som är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö.

Om du vill veta mer
Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är Kandidatansvarig Emma Holster (emma.holster@thepace.se) och Affärsområdeschef Johan Fernström (johan.fernstrom@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi ser fram emot att höra från dig!
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Assistent
Typ av anställning Heltid, Projekt- / Visstidsanställd
Sista ansökningsdag 3 juni 2022 (14 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals som är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom administration. Vi tillsätter bland annat roller som VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Administrativ chef, Office Manager, Receptionschef, Kundtjänstchef, Projektkoordinator, Administratör, Facility Manager, Facility Co-ordinator och Sälj-, Inköp-, Jurist- och Kontorsassistent samt receptions- och kundservicemedarbetare. Här finns även ett stort nätverk av exekutiva assistenter som du också kan anlita virtuellt.