Executive Assistant till spännande start-up

Executive Assistant till spännande start-up

Är du en administrativ stjärna som allt som oftast får beröm för ditt sätt att vara lyhörd och uppmärksam samtidigt som du är diskret och professionell? Är du service minded och trivs med att skapa ordning i en komplex och föränderlig vardag? Är du van att driva ditt eget arbete och brinner du för att leverera kvalitet i allt du gör med ett positivt förhållningssätt? Nu söker vår vi dig som vill vara med och göra skillnad i en företagsgrupp som brinner för att utveckla ett långsiktigt hållbart och klimatsmart samhälle både i Sverige och internationellt.

Du erbjuds en nyckelroll med det mycket viktiga uppdraget att frigöra potential i det arbetet och livet för VDn inom svenskt och internationellt näringsliv samtidigt som du är en viktig person för alla medarbetare på kontoret. Detta är en tillsvidareanställning till vår kund som är en start-up inom Vargas Holding. Vargas Holding AB, är svenskt investmentföretag och grundades 2014 av Carl-Erik Lagercrantz och Harald Mix. De första investeringarna/start-up bolagen inom Vargas Holding är Polarium, Northvolt och H2GreenSteel. Det finns ett befintligt nätverk för bolagens Executive Assistants där bland annat lärdomar och erfarenheter delas.

Om tjänsten
En unik möjlighet att arbeta i nära partnerskap med VD:n samt ledningsgrupp i en start-up med en tydlig målsättning att vara världsledande och driva frågor om näringslivets omställning till ett hållbart samhälle. Du kommer i rollen som Executive Assistant arbeta med företagets VD och ledningsgrupp samt ansvara för kontoret och dess uppbyggnad.

Inledningsvis kommer du att få ansvara för VD:ns kalender, resebokningar, reseräkningar och till viss del supportera med att prioritera i mailen. Vidare kommer du även att supportera med resebokningar för resterande medlemmar i ledningsgruppen samt koordinera för de årliga mötena kopplade till ledningsgruppen. En del av rollen innefattar även ansvar för att den dagliga driften på kontoret fungerar då bolaget befinner sig i en expansiv fas. Det innebär att du kommer få skapa rutiner, initiera samarbeten med leverantörer, hantera inköp till kontoret samt säkerställa att nyanställda kollegor får rätt förutsättningar vid start.

Ambitionen och målet på sikt är att du ska kunna agera spindeln i nätet som har en god övergripande förståelse över bolagets olika flöden, har öronen mot organisationen och kan skapa en personligt utvecklande roll genom att växa tillsammans med bolaget.

Utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper
  • Minst 2-3 års arbetslivserfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant/Office Manager, gärna från ett start-up eller internationellt bolag
  • Mycket goda kunskaper i Officepaketet
  • Mycket goda kunskaper i engelska och svenska i såväl tal som skrift
  • Mycket god förmåga att kommunicera och interagera med andra i och utanför organisationen
  • Mycket goda administrativa färdigheter och stor noggrannhet är ett måste
  • Mycket god förmåga att ta initiativ och att förekomma olika händelser
  • Meriterande med eftergymnasial utbildning och grundläggande kunskaper inom ekonomi
  • Meriterande om du har erfarenhet av en kontorsflytt, it-support samt evenemang sedan tidigare
Då arbetet innefattar dialog med olika parter så har du en god kommunikativ förmåga och vågar ta initiativ i dessa sammanhang. Det krävs en hög stresströskel och förmåga att samarbeta med andra. Du kommer behöva hantera olika typer av personer och relationer och hantera dessa med god förståelse och integritet. Du är alltid tydlig och transparent gentemot VD och håller vad som lovas, agerar professionellt och är affärsmässig i alla lägen. Du löser problem och utmaningar med ett stort lugn och flexibilitet.

En avgörande faktor för att lyckas leverera rollens syfte är att ständigt hålla sig à jour med VD:ns kalender samt att du har ett flexibelt förhållningssätt och är beredd att rycka in där det behövs.

Mer om tjänsten
I den här rekryteringen samarbetar ett start-up bolag inom Vargas Holding AB med The Pace. Tjänsten är en tillsvidaretjänst på heltid. Vi ser gärna att du är bosatt i Stockholm. Det finns viss flexibilitet att arbeta hemifrån.

Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.wise.se och du får då svara på fem korta frågor. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.

Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvariga rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis, stephanie.grammenidis@thepace.se

Varmt välkommen med din ansökan!
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Assistent, Kontorschef, Koordinator
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Rekrytering hanteras av The Pace
Sista ansökningsdag 12 juli 2022 (10 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals som är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom administration. Vi tillsätter bland annat roller som VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Administrativ chef, Office Manager, Receptionschef, Kundtjänstchef, Projektkoordinator, Administratör, Facility Manager, Facility Co-ordinator och Sälj-, Inköp-, Jurist- och Kontorsassistent samt receptions- och kundservicemedarbetare. Här finns även ett stort nätverk av exekutiva assistenter som du också kan anlita virtuellt.