VD-assistent med ansvar för kontoret sökes till internationellt bolag på Kungsholmen

VD-assistent med ansvar för kontoret sökes till internationellt bolag på Kungsholmen

Vill du verka i en framtidsbransch som bidrar till samhällsnytta och hållbar utveckling? Vill du ha ett ansvarsfullt och fartfyllt arbete mitt i händelsernas centrum? Nu söker Keolis en driven VD-assistent.

Om tjänsten

Som VD-assistent med ansvar för kontoret på Keolis får du en nyckelroll och möjlighet att verka inom en stor internationell organisation. Tjänsten innebär att du assisterar VD och företagsledningen men du har också en roll som kontorschef för Keolis huvudkontor. Du får ett självständigt arbete med flera egna ansvarsområden och en stor variation i arbetsuppgifter. Du har ett nära samarbete med övriga funktioner såsom Inköp, Kommunikation och IT gällande olika frågor som rör kontoret.

Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse. Detta är en tillsvidareanställning med tillämpad provanställning.

Arbetsuppgifterna i rollen som VD-assistent/kontorschef bedöms vara fördelat 50/50 för respektive område. Som huvudsakliga arbetsuppgifterna ingår att:
  • Att sköta mail- och kalenderhantering
  • Förbereda möten, agenda och protokollföring
  • Vara behjälplig med presentationsmaterial inför ledningsgruppsmöten
  • Organisera och koordinera möten, resor och evenemang
  • Ansvara för receptionen inkluderat formellt personalansvar för en person
  • Hantera fakturor
  • Föra en löpande dialog med externa leverantörer
  • Sköta avtal och budget som berör kontoret till exempel mindre ombyggnationer och investeringar i konferensrum
I övrigt allmänt förekommande arbetsuppgifter som ingår i rollen.

Är det här du?

För att lyckas i rollen behöver du ha några års erfarenhet av en liknande roll där du arbetat nära VD eller annan befattning på Managementnivå. Du behöver ha en mycket god administrativ förmåga och vana av datorstöd, särskilt vad gäller Outlook och MS Office. Vi ser det som starkt meriterande om du har vana från en internationell organisation och kan kommunicera på både svenska och engelska, i tal och i skrift. Behärskar du även franska är de meriterande. Som teoretisk grund har du som lägst gymnasieutbildning.

I denna rekryterings lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper. Då rollen har många kontaktytor behöver du vara en god kommunikatör och nätverkare. Som person är du självgående, driven och trivs bra med ett högt arbetstempo och varierande arbetsuppgifter.

Vidare har du en fallenhet för att organisera, prioritera och stödja nyckelpersoner i din närhet. Kommunikationsförmåga, eget omdöme och integritet är avgörande för att lyckas i rollen. Vidare är du socialt skicklig med ett positivt förhållningssätt och en ödmjuk inställning.

Vill du veta mer?

I denna rekrytering samarbetar Keolis med Level Recruitment. Vänligen sök tjänsten genom att klicka på "ansök"-knappen här intill. Vid frågor vänligen kontakta rekryteringskonsult Camilla Jonsson på 08-120 50 430. Urvalet av ansökningar sker löpande. Välkommen in med din ansökan!
Mer info
Kontaktperson Camilla Jonsson
Telefon 08-12050430
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Assistent, Arkiv & Bibliotek
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Rekrytering hanteras av Level Recruitment
Sista ansökningsdag 18 nov 2020 (344 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Keolis Sverige är ett helägt dotterbolag till den internationella kollektivtrafikkoncernen Keolis. Vår affärsidé är att genom lokalt anpassad och hållbar stadstrafik skapa värde för resenärerna, samhället och ägarna. I Sverige är vi 6 000 medarbetare och vi finns i Stockholm, Göteborg, Jönköping, Dalarna, Värmland, Östergötland och Närke. Keolis är ett av Europas ledande kollektivtrafikföretag med verksamhet i 16 länder på fyra kontinenter. Keolis erbjuder ett komplett utbud av lokalt anpassade och hållbara lösningar för kollektivtrafik. Läs mer på www.keolis.se