Erfaren administratör sökes till museiverksamhet i Stockholm

Kort om tjänsten

Nu söker vi en erfaren och flexibel administratör till vår kund! Kunden är en myndighet som bedriver museiverksamhet i Stockholm.

Start: 2022-09-08
Slut: 2023-03-31
Omfattning: Heltid

Du har hemvist på ett specifikt museum, men arbete vid andra museer kan också förekomma. I undantagsfall kan helgarbete förekomma.

Om verksamheten

Du blir anställd av Dreamwork, men arbetar ute på berörd myndighet.

Mer om tjänsten

Följande uppgifter behöver utföras under perioden.

• Ta emot och registrera inkommande utställningsförslag via en funktions e-post, från interna och externa förslagsställare. Sända mottagningsbekräftelse enligt rutinmässigt e-postmeddelande.
• Sammanställa och bereda förslag till Utställningsrådet (UR) enligt rutin och förberedelsemöte.
• Färdigställa UR:s dagordning och förbereda möteskallelser i Outlook.
• I anslutning till utställningsprojekt, ha löpande kontakt med personal på en annan institution (nationellt eller internationellt) som lånat ut föremål eller på annat sätt samarbetat med SMVK.
• Uppföljningsarbete efter projektmöten, arbetsgruppsmöten, avdelningsmöten- uppladdning av presentationer på intranät/SharePoint grupper, Microsoft Teams grupper, Dela protokoll för justering, färdigställa mötesanteckningar, boka möten med resurser (personal och lokaler) i Microsoft Outlook.
• Vara kontaktperson till myndighetens resebyråtjänst för att boka resor utomlands samt logi i Sverige för gäster till verksamheten.
• Boka resor till grupper via tågoperatörens resebokningssajt
• Boka hotell i enskilda fall åt medarbetare via en upphandlad hotellbokningsapplikation.
• Avstämningsmöte med närmaste chef (Avdelningschef Innehåll och lärande) minst en gång i veckan för att planera och förbereda nästkommande vecka.
• Ekonomiuppföljningar (fylla i siffror i kolumner i Excelark) av avdelningens/projektens utfall
• Boka lokal och förbereda avdelningsgemensamma konferenser och möten
• Koordinera personalvårdande aktiviteter vid jämna årsdagar, anställnings avslut etc.
• Uppdatera avdelningens intranätsida (SharePoint) nån gång varannan vecka med senaste nytt och utställningsplaneringen.

I förekommande fall innefattar dina arbetsuppgifter även att:

• Förbereda ankomst av internationella gäster som kan vara installationsgrupp, seminariegrupp, VIP-grupp i samband med utställningsevenemang.
• Skapa "invitation letter" efter tidigare mallar för personer som ska komma till Sverige och söka visum.
• Se till att de internationella gästerna får GIF-försäkringar genom Kammarkollegiet i Sverige.
• Göra program inkl. middagar/luncher samt arrangera sightseeingturer för de internationella gästerna (ibland är det även installering- och avinstalleringsgrupper) och andra delegationer som kommer för att "syna" museet och utställningslokalerna före utställningen, och VIP-grupper som kommer under öppningsveckan.
• Ta hand om och hålla regelbunden kontakt med kurirer när de är på arbetsställena under installationsveckor.
• Vara behjälplig inför öppning av nya utställningar (stöd till att samordna gästlista, talkort, körschema etc.)
• Förbereda avtal efter tidigare mallar med externa parter som ska ingå samarbete med myndigheten.
• Bereda redovisning och arkivering av en avslutad utställning i samverkan med Utställningsproducent.
• Ta emot och introducera praktikanter/studenter

Din profil

För att vara aktuell för tjänsten ska du uppfylla följande grundkrav:

• gymnasium eller likvärdig utbildning, mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent
• kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift

Därtill ska du ha erfarenhet av följande:

• Microsoft Office365 miljö
• flexibel kontorsmiljö/öppet kontorslandskap
• olika arbetsställen olika dagar i veckan
• ledningsstöd till högsta ledningen (mötesbokningar, förebeedelser inför möten, dokumenthantering)
• sammanställning av administrativt material från flera delar i organisationen
• Business Intelligence systemet Stratsys

Det är meriterande om du haft ledningsfunktion på myndighet. Du ska kunna hantera flera olika arbetsuppgifter parallellt och fylla väntetid med andra uppgifter. Myndigheten har ett aktivitetsbaserat arbetssätt och arbetsstället varierar från dag till dag och kan även vara på olika museer samma dag.

Ansökan

Välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV! Urvalsprocessen sker löpande.