Ledningsassistent till Lokalfastigheter i Sundbyberg

Ledningsassistent till Lokalfastigheter i Sundbyberg

I rollen som ledningsassistent kommer du få användning av din noggrannhet och din kommunikativa förmåga. Förutom din starka kommunikativa förmåga är du den på kontoret som bäst hanterar alla administrativa uppgifter från golv till tak. Din uppgift är att se till att underlätta arbetet för VD, styrelse och ledningsgrupp samt vara en länk till resterande verksamhet. Känner du att du redan börjar planera för hur din ansökan ska se ut? Skapa en lucka i kalendern och sök redan idag!

Information om uppdraget

Academic Work söker en ledningsassistent till Lokalfastigheter i Sundbyberg AB. Lokalfastigheter är ett kommunalt bolag som förvaltar Sundbybergs stads egna fastigheter och handhar inhyrning av verksamhetslokaler från andra fastighetsägare. Förvaltningen avser i huvudsak skolor, förskolor, omsorgsboende samt idrotts- och fritidsanläggningar. Idag är de 15 anställda och de befinner sig i en stor expansiv fas där de aktivt arbetar för att skapa hållbarhet och ge samhällsnytta. Du erbjuds en arbetsplats med en välkomnande stämning där utveckling är i fokus. Här händer saker snabbt och för att trivas tror vi att du gillar att ta stort eget ansvar.

Letar du efter en roll med varierande arbetsuppgifter där du även kan får möjlighet att använda din kommunikativa förmåga så har du hittat rätt. Lokalfastigheter söker nu en ledningsassistent som ska vara med och stötta VD, styrelse och ledningsgruppen i vardagen. Här får du en nyckelposition i bolaget där du kommer ha en bred kontaktyta och samtidigt få en bred förståelse och inblick i Lokalfastigheter såväl som staden. En roll där du får ta egna beslut och arbeta verksamhetsnära. Din närmsta chef, som du också kommer arbeta tätt tillsammans med, är VD för Lokalfastigheter.

Tjänsten är en direktrekrytering vilket innebär att rekryteringsprocessen sker genom Academic Work men du kommer anställas direkt hos Lokalfastigheter i Sundbyberg AB.

Arbetsuppgifter

I din roll som ledningsassistent jobbar du i ett högt tempo med snabba beslutsvägar. Din roll på företaget är att stötta upp både VD och ledningsgrupp och koordinera ihop deras arbeten så att allt flyter på problemfritt. Du blir länken i kommunikationen mellan ledningsgruppen och resten av verksamheten, där du har hand om både informationsutbytet och även ett övergripande ansvar över allt som rör verksamhetens administration såsom styrelseprotokoll, mötesbokningar, administration kring reseräkningar, konferenser med mera. Du kommer även vara Lokalfastigheter i Sundbybergs ansikte utåt i nätverk för ledningsassistenter i staden.

Du kommer till exempel att:
  • Koordinera och förbereda material inför styrelse- och ledningsmöten
  • Dokument- och arkivhantering för bolagsdokument för samtliga dotterbolag
  • Utskick och diarieföring av styrelsehandlingar
  • Framställa presentationsmaterial till informationsmöten och till ledningen
  • Kontaktperson gentemot kontorsservice och IT-avdelningen samt ansvara för att rutinerna kopplade till dessa fungerar mot verksamheten
  • Samordna och delge intern kommunikation
  • Samordna introduktion och avslut av nya medarbetare i samarbete med cheferna
  • Lokalfrågor gällande egna kontorslokaler
  • Kvalitetsuppföljning av servicetjänster såsom IT, kontorsservice, Kommunikation och HR
Tjänsten passar dig som trivs med att ha ett helhetsansvar och som vill vara den som kollegor går till för att bli uppdaterade om ny information.

Vi söker dig som
  • Gymnasial utbildning
  • Har mellan 1 till 3 års erfarenhet av en liknande roll som exempelvis administratör, kontorsansvarig eller ledningsassistent
  • Goda kunskaper i Office paketet, främst Word och Power Point
  • Har mycket goda kunskaper i både svenska och engelska, i både tal och skrift, detta då du kommer använda båda språken i arbetet
Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med dokument- och diariesystem sedan tidigare samt om du har arbetat inom den kommunala sektorn. Det är även ett stort plus om du har arbetat med kommunikation innan, exempelvis genom att ha varit ansvarig för informationen på ett intranät.

Som person vill du ständigt utvecklas och du drar dig inte för att ha många projekt i gång samtidigt. Du är noggrann i ditt arbete och planerar in dina dagar i detalj för att inget ska falla mellan stolarna och du levererar alltid med ett leende på läpparna. Du är en kommunikationsstjärna och har lätt för att samarbeta med andra och få alla att känna sig delaktiga. Du är den viktiga länken mellan ledningsgruppen och resten av verksamheten och du är alltid där för att erbjuda både nya kollegor som VD en hjälpande hand.

Övrig information
  • Start: Enligt överenskommelse
  • Omfattning: Heltid, tillsvidare med 6 månaders provanställning
  • Placering: Hallonbergen Centrum, Sundbyberg
  • Den här rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och Lokalfastigheter i Sundbyberg AB önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till
Academic Work.
  • Sök tjänsten genom att klicka på Ansök nedan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen.
  • Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på recruitmentstockholmsouth@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!
Om oss

Academic Work är Home of the young professionals. Det betyder att de flesta av våra jobb är relevanta för dig som studerar på högskola/universitet eller för dig som är klar med dina studier och är i början av din karriär. Hos oss kan du arbeta som konsult på uppdrag hos någon av våra kunder, bli anställd direkt hos ett kundföretag via vår rekryteringsverksamhet eller börja jobba internt på något av våra Academic Work kontor. Läs mer på www.academicwork.se.
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Assistent
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Hemsida http://www.academicwork.se/
Sista ansökningsdag löpande (60 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Lokalfastigheter Sundbyberg AB är ett företag som har ett helhetsansvar till att främja Sundbyberg kommuns lokalförsörjning. De förvaltar på ett hållbart och effektivt sätt dessa lokaler och är inte vinstfrämjande. De har även ansvar för att främja stadsutvecklingen och huserar idag ca 235 000 kvm både egna och inhyrda lokaler.