Gillar du att ta ansvar, utvecklas och ge service i världsklass? Vi söker en Office Coordinator...

Gillar du att ta ansvar, utvecklas och ge service i världsklass? Vi söker en Office Coordinator...

Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss på Academic Work blir du del av en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för att vi fortsatt ska kunna leverera service i världsklass till våra kunder, konsulter, kandidater och internt anställda. Academic Work i Stockholm söker nu en Office Coordinator!

Information om uppdraget

Som Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att agera stöd till kontorschefen i det dagliga arbetet och även vid behov den lokala ledningsgruppen på kontoret på Dalagatan 100. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift bland annat är att planera, leda, genomföra och följa upp olika aktiviteter och projekt.

I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer in via vår växel. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden.

Du är hjärtat på kontoret och kärnan i kulturen!

Arbetsuppgifter

Du kommer till exempel att ansvara för att:
  • Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial.
  • Svara på löpande frågor och försöka lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning.
  • Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, till exempel Power Point-Presentationer.
  • Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva olika interna projekt.
  • Arbeta med fakturahantering - attestera fakturor, reseräkningar och dylikt.
  • Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events.
  • Sammanställa rapporter och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar.
  • Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder, konsulter, kandidater, interna kollegor och leverantörer.
  • Ge service via telefon genom vår centrala växel.
Tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!

Rekryterande chef för tjänsten är Hedvig Svärd, Branch Manager.

Vi söker dig som
  • Brinner för att ge bästa möjliga service
  • Har en 3 års akademisk utbildning från universitet/högskola inom relevant område, exempelvis ekonomi, HR, service eller administration.
  • Har minst 1 års erfarenhet av en roll inom koordinering, administration och service.
  • Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program.
  • Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken.
  • Har B-körkort.
Det är meriterande om du:
  • Har tidigare erfarenhet av att jobba i växel
  • Tidigare erfarenhet av att jobba i en liknande roll så som receptionist, administratör, event-planerare eller assisterande roll
  • Erfarenhet av analysarbete, driva projekt och göra presentationer
Du är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.

Till dig som vill lite mer - välkommen till oss! We reward ambition!

Övrig information
  • Start: Omgående
  • Omfattning: Heltid, tillsvidare med inledande provanställning
  • Placering: Dalagatan 100, Stockholm
  • Lön: Fast månadslön
  • Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan site nedan, så skickas du till Teamtailor, vårt rekryteringssystem. Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra, det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra. Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till.
  • Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under mina sidor på din profil.
* Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa av talentacquisitionstockholmvast@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Koordinator
Typ av anställning Heltid
Rekrytering hanteras av Academic Work
Hemsida http://www.academicwork.se/
Sista ansökningsdag Löpande (58 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Academic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass, målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra våra tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart. För tredje året i rad vann vi 2019 kategorin bästa service- och tjänsteföretag i Brilliants tävling Powered by People. Academic Work har med andra ord högst medarbetarengagemang av alla företag i branschen!