Branch Manager Assistant till Academic Work

Branch Manager Assistant till Academic Work

Är du ambitiös, prestigelös och service-minded ut i fingerspetsarna? Då är du kanske vår nya Branch Manager Assistant, där du arbetar i nära samarbete med vår lokala kontorschef med det övergripande uppdraget att ge denne stöd och support i sin vardag. Rollen kräver service, struktur och administrativ förmåga och Academic Work som arbetsgivare präglas av ambitioner, utveckling och starka värderingar!

Information om uppdraget

Jag sökte rollen som Branch Manager Assistant då jag lockades av kombinationen av att arbeta i en bred roll i ett stort företag och i nära samarbete med min chef. Som Branch Manager Assistant är den ena dagen aldrig den andra lik och arbetsuppgifterna sträcker sig från planerade möten till ad hoc-uppgifter som behöver lösas samma dag. Jag har privilegiet att arbeta tillsammans med, och stötta upp kontorets ledningsgrupp samt övriga kollegor i en bred roll med kommunikation och planering i fokus. Mixen av dagliga uppgifter, och samarbeten med olika typer av roller och människor på Academic Work har överträffat mina förväntningar och gör mitt jobb så himla roligt!

Så här beskriver en av våra Branch Manager Assistants rollen och varför hon trivs i den! Låter det som något för dig? Nu söker vi en vikarierande Branch Manager Assistant till vårt kontor Stockholm Väst som ligger i Norrtull!

Är du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 16 kontor över hela Sverige.

Arbetsuppgifter

Som Branch Manager Assistant agerar du som stöd till kontorschefen i det dagliga arbetet och även efter behov den lokala ledningsgruppen på kontoret. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift är att underlätta för kontorschefen att bland annat planera, leda, genomföra och följa upp olika projekt och aktiviteter. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden. Du kommer till exempel att:
  • Svara på löpande frågor och lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning
  • Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, så som Power Point Presentationer
  • Självständigt, eller i samarbete med kollegor i den lokala ledningsgruppen, driva olika mindre interna projekt
  • Arbeta med fakturahantering så som att attestera fakturor, reseräkningar och dylikt
  • Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events.
  • Sammanställning av rapporter och uppdaterande av rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar
  • Hantera inköpsärenden samt göra ekonomiska uppföljningar på dessa.
Tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!

Vi söker dig som
  • Har minst 1 års erfarenhet från en roll inom koordinering, administration och service
  • Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program
  • Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, detta då du kommer att kommunicera samt skriva material på båda dessa språk
  • Har B-körkort
Du är en utåtriktad person som gillar att göra det där lilla extra och trivs med att arbeta noggrant samt prestigelöst. Du trivs i en koordinerade roll, har en mycket god samarbetsförmåga och uppskattar att vara en viktig kugge i det löpande arbetet. Samtidigt som du är strukturerad har du lätt att skifta fokus och fokusera på det som är akut för stunden.

Vi tror framförallt att du har en can do- attityd där kontorschefen kan lita på att du hanterar projekt från start till slut, vare sig projektet löper över en dag eller ett halvår. Du håller dig ständigt uppdaterad och tar egna initiativ till uppgifter som kan underlätta för kontorschefen.

Slutligen krävs en hög personlig mognad då du hanterar mycket information och vet därför hur du ska kommunicera och hantera olika personer.

Övrig information
  • Start: Omgående
  • Omfattning: Heltid, vikariat ca 1 år, med chans till förlängning
  • Placering: Stockholm, Norrtull
  • Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan Site nedan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att då ansökan sker via annan site kommer din ansökan inte att gå att följa via mina sidor.
  • Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på sara.andersson@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!
Academic Work är Home of the Young Professionals. Vi vänder oss till dig som är akademiker och fortfarande studerar på högskola/universitet, är nyutexaminerad eller har några års arbetslivserfarenhet. Hos oss kan du arbeta som uthyrd konsult på specifika kunduppdrag eller bli anställd direkt hos ett kundföretag via vår rekryteringsverksamhet. Läs mer på www.academicwork.se.
Mer info
Område Stockholms stad
Yrkesroll Administration, Assistent
Typ av anställning Heltid, Vikariat
Rekrytering hanteras av Academic Work
Hemsida http://www.academicwork.se/
Sista ansökningsdag löpande (60 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Vill du veta mer om hur det är att jobba internt på Academic Work? På Jobba Hos Oss får du träffa några av våra medarbetare, läsa om vad vi värderar högt samt se bilder och filmer som beskriver vår värld. Klicka här! Varmt välkommen!