Dokumentcontroller till Solna stad

Dokumentcontroller till Solna stad

I Solna arbetar engagerade medarbetare med uppdraget att utveckla staden och välfärden med solnaborna i fokus. Detta gör oss till en spännande och utvecklande organisation att arbeta inom.

Tekniska förvaltningen i Solna stad har en viktig roll i stadens utveckling. Vi erbjuder solnaborna en ren, trygg och välfungerande stadsmiljö och förser stadens verksamheter med ändamålsenliga och effektiva lokaler. Stadsmiljöavdelningen ansvarar för stadens gator, trafik, parker samt renhållning och avfall. Fastighetsavdelningen förvaltar och genomför investeringar i stadens fastigheter och samverkar med andra förvaltningar vid om- och nybyggnationer.
Vilka är vi?
Ledningsstaben är en del av tekniska förvaltningen. På tekniska förvaltningen arbetar cirka fyrtio medarbetare med stadsmiljö- och fastighetsfrågor i fokus. Stor del av verksamheten är utlagd på entreprenad så de flesta av oss arbetar med att planera, upphandla, beställa och följa upp våra avtal och entreprenörer. Ledningsstaben stödjer förvaltningens arbete med bland annat ekonomi, arkiv, registratur och handläggning av olika myndighetsärenden. Vi sitter i nyrenoverade lokaler i Solna stadshus mitt i Solna centrum. T-bana, bussar, tvärbana och pendeltåg finns runt knuten och Solna centrum erbjuder bra service.

Vad innebär arbetet?
Vi behöver dig som har ett stort intresse för dokumenthantering samt ordning och reda. Arbetet innebär att samordna förvaltningens samlade arkivtjänst och skapa väl fungerande rutiner för denna verksamhet. Du ska kunna driva utvecklingen kring arkiv och dokumenthantering med regler och anvisningar framåt och vid behov ta fram nya arbetssätt och rutiner som följer lagstiftning, vetenskap och praxis. Ansvar och löpande arkivarbete upptar cirka halva tjänsten. Utöver detta ansvar är du registrator där du tillsammans med vår huvudregistrator säkerställer daglig registrering och expediering av ärenden och handlingar, postöppning, svarar på frågor och stöttar våra kärnverksamheter. Du är en viktig del i vårt arbete med dataskydd och uppfyllande av regler i dataskyddsförordningen i egenskap av Dataskyddsombud. Du är en naturlig back-up för huvudregistrator i dennes frånvaro. Funktionen arbetar också nära ihop med våra myndighetshandläggare och utgör därmed en grupp på flera personer som har ett nära samarbete.

Vem söker vi?
Du har arkivutbildning på högskolenivå och har arbetslivserfarenhet av att driva utvecklingsarbete med arkivfrågor samt ansvara för arkiv i en offentlig verksamhet och har erfarenhet av arbete som registrator. Du ska självklart ha mycket god kännedom om de lagar och regelverk som styr myndigheters beslutsfattande och liknande. Du har erfarenhet av Dataskyddsförordningen, GDPR, och gärna som dataskyddsombud. Erfarenhet från tekniska förvaltningens verksamhetsområden är meriterande. Du har en god stilistisk förmåga och uttrycker dig mycket väl på svenska både i tal och i skrift. Du har god kännedom om den lagstiftning som offentlig och kommunal verksamhet har att verka under.

Som person är du självgående och tar ansvar och driver dina processer vidare. Du är uthållig och håller dig motiverad och effektiv till önskat resultat är uppnått. Du strävar efter hög kvalitet och rättssäkerhet i ditt arbete och tar initiativ till förbättringar och förenklingar. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du samarbetar bra med andra människor och relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Du är tydlig, kvalitetsmedveten och noggrann och planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt.

Mer information och ansökan
Rekryteringen hanteras av stabschef Johan Nilsson som du når på johan.nilsson@solna.se eller 08-746 18 65.

Fackliga företrädare:
  • Marika Lindhagen, Vision, marika.lindhagen@solna.se, 08-746 15 48
  • Stina Jurell, Naturvetarna, stina.jurell@solna.se, 08-746 35 25
Tjänsten är en heltidstjänst med tillträde snarast möjligt. Vi kommer annonsera i 3 veckor och vill ha din ansökan den 24 november. Urval sker löpande under ansökningstiden. Skicka in din ansökan så fort som möjligt. I urvalsarbetet kan vi komma att använda arbetsprov och tester som ett komplement till intervju. Vi tar endast emot ansökningar via vår egen ansökningsprocess och är inte intresserade av försäljning av förmedlingstjänster, annonsering och liknande.
Solna är en framtidsstad i tillväxt, unikt belägen mellan Kungliga nationalstadsparkens lugn och storstadens puls. Vår vision är att Solna ska vara en levande och trygg stad, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. Här finns attraktiva bostäder, framgångsrika företag, utmärkta kommunikationer, förstklassig samhällsservice och ett rikt kultur- och idrottsutbud. Solna stad är nu inne i en spännande utvecklingsfas, befolkningen växer och många företag söker sig hit.
Mer info
Område Solna
Yrkesroll Administration, Arkiv & Bibliotek, Offentlig Förvaltning
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Rekrytering hanteras av Solna stad
Hemsida https://www.solna.se/
Sista ansökningsdag 24 nov (8 dagar kvar)