Office Coordinator

Office Coordinator

Vi flyttar till nya lokaler och söker en Office Coordinator till vår verksamhet i Malmö! Det här är en möjlighet för dig som är serviceinriktad och ambitiös att få arbeta i en dynamisk roll i en spännande och fartfylld verksamhet i internationell miljö. Varmt välkommen med din ansökan!

Rollen i sin helhet

Som Office Coordinator hos oss kommer du se till att den dagliga driften på kontoret flyter på problemfritt. Du tillhör HR-avdelningen i vår koncern, med uppdrag att facilitera driften för alla våra svenska medarbetare på Malmökontoret, liksom för våra besökare. Du rapporterar till HR Operations Manager i Kolding, men har en streckad linje till vår svenska HR Business Partner som du kommer arbeta nära dagligdags. Vi flyttar till fina lokaler i Hyllie, vilket erbjuder mycket goda pendlingsmöjligheter.

Arbetsuppgifterna innefattar bla:
  • Ansvar för att kontorets allmänna ytor är iordningsställda och undanplockade
  • Ta emot besökare samt vara behjälplig med diverse service inför större möten
  • Hantera praktiska ting såsom inköp av kontorsmaterial, posthantering, fakturascanning, distribution av nyckeltags, p-kort, simkort mm.
  • Kontakt med leverantörer inom facilityområdet (tex städning, parkering, abonnemang mm).
  • Organisera sociala personalaktiviteter såsom Afterwork, julfest mm.
  • Diverse administrativa uppgifter inom HR avdelningen
  • Ad hoc supportering
Då rollen är helt ny kommer du att få vara med och bygga upp ditt ansvarsområde samt strukturera uppgifterna. Innehållet i din roll kommer med all sannolikhet att vidareutvecklas i takt med att du kommer in i verksamheten, så det är viktigt att du är öppen för förändringar.

Vem är du?

Vi ser gärna att du har ett par års erfarenhet som koordinator, assistent, receptionist eller liknande. Kanske kommer du från servicebranschen, tex som butiksmedarbetare, kundtjänst, restaurang eller liknande. Viktigast är att du är en koordinator ut i fingerspetsarna och har förmågan att både överblicka helheten samt gå ner i detaljerna. Du har någon slags administrativ erfarenhet sedan innan, och är inte rädd för att uttrycka dig i såväl tal som skrift. Du har minst gymnasial utbildning, men troligtvis även högskolenivå. En stor fördel är om du har utbildning och/eller intresse inom HR-området, då du i denna roll kan få möjlighet att lära dig en del om HR-administration.

Som person är positiv, engagerad samt ambitiös, och du trivs med att arbeta tillsammans med andra och avlastar mer än gärna dina kollegor på ett prestigelöst sätt. Din servicenivå är mycket hög och du ser alltid lösningar snarare än problem. Du är orädd inför att prova nya saker och älskar en omväxlande vardag i en miljö med högt tempo. Koordinering faller sig naturligt för dig, och du driver med full kontroll samtliga uppgifter i mål. För att lyckas med detta är du välorganiserad, strukturerad och ansvarsfull. Du är bra på att prioritera och är mån om att vara flexibel för att driften skall flyta på så smidigt som möjligt. Flytande kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska är en förutsättning för att kunna axla rollen då vi ingår i en nordisk koncern.
Mer info
Område Malmö stad
Yrkesroll Administration, Reception, Koordinator, Service & Kundtjänst, Serviceyrken
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Sista ansökningsdag 14 mars 2021 (57 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Nic. Christiansen Gruppen är verksamt i Danmark, Norge, Sverige, Finland och Baltikum, och sysselsätter cirka 780 anställda som hjälper till att skapa en årlig omsättning på cirka 9,4 miljarder dkr. Nic. Christiansen Gruppens huvudsakliga verksamhet är import av Hyundai i Danmark och Sverige, Honda i Finland och Baltikum, Land Rover och Jaguar i Skandinavien, finansbolaget NCG Finans, Leasingföretag SimplyGo och tre återförsäljarkedjor; British MotorGroup, Terminalen och Bayern AutoGroup.

Malmökontoret huserar ca 40 medarbetare och fokuserar främst på importen av Hyundai, Jaguar och Land Rover i Sverige.