Assistent till Komvux Malmö

Assistent till Komvux Malmö

Arbetsuppgifter

Komvux Malmö söker nu en driven assistent. Tjänsten är en tillsvidareanställning med start enligt överenskommelse.

Som assistent hos oss ingår du i en större grupp av administratörer som tillsammans ansvarar för hantering och utveckling av alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Under de senaste åren har en ny administrativ organisation tagit form och i dagsläget finns två administrativa team som båda arbetar mot samtliga verksamheter inom Komvux Malmö. Det ena teamet, administrativ service ansvarar för bland annat reception, medborgarservice, Sfi-anmälan, fakturahantering, ärendehantering och arkiv och det andra teamet ansvarar för elevadministration, provsamordning och schemaläggning. Den utlysta tjänsten finns i teamet som arbetar med administrativ service.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan variera över tid och innebär både rutinarbete och utvecklingsarbete. En del av arbetet kommer att vara löpande inom teamets ansvarsområden, främst inom administrativ service. Exempel på löpande arbetsuppgifter är hantering av besök, telefoni, mailhantering, registrering och handläggning av olika ärenden, i våra verksamhetssystem samt kontakt med elever, lärare och rektorer i frågor som rör utbildningsadministration. Du kommer också att utveckla, digitalisera och kvalitetssäkra arbetet med de administrativa processerna, både självständigt och tillsammans med övriga medlemmar i teamet. I uppdraget ingår även viss ärendehantering, såsom registrering, diarieföring och arkivering samt intern och extern service, t ex daglig kontakt med elever och personal.

Kvalifikationer

Vi söker dig med avslutad, godkänd gymnasieexamen, samt minst två års erfarenhet av en administrativ roll. Du har erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system och mycket god datorvana. Det är ett krav att du har erfarenhet av elevadministrativa system och att självständigt ha utvecklat administrativa processer, gärna digitala, och att du har erfarenhet av delaktighet eller att leda projekt. Vår verksamhet är komplex och därför är det nödvändigt att du har förmåga att snabbt sätta dig in i stora mängder information och att utifrån den planera och genomföra. Du behöver även kunna lära dig ett flertal olika administrativa system på kort tid.

Som person är du serviceinriktad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, från komplexa till enkla frågor. För att lyckas i rollen som assistent är det viktigt att du känner dig bekväm att arbeta med datorn som främsta redskap, du trivs med många kontakter och du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du tar stort självständigt ansvar för planering och genomförande av arbetet, både inom eget ansvarsområde och för verksamheten som helhet. Även under mer intensiva perioder har du förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Då du ingår i ett större sammanhang tillsammans med administratörer inom vuxenutbildningsområdet vill vi att du har ett positivt förhållningssätt samt ett stort intresse av att samarbeta med andra för helhetens bästa. Vi tar stor hänsyn till att dina yrkesmässiga och personliga kompetenser kompletterar övrig personal i teamet.

Tjänsten förutsätter att du har en god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Varmt välkommen med din ansökan om du vill bli en del av Komvux Malmö!

Om arbetsplatsen

Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!

Vill du veta mer om oss? Besök: malmo.se/Komvux-Malmo

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten

Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner.
Mer info
Kontaktperson Nergül Simsek
Telefon 0734-359982
Område Malmö stad
Yrkesroll Utbildning, Offentlig Förvaltning
Typ av anställning Heltid, Projekt- / Visstidsanställd
Hemsida http://malmo.se
Sista ansökningsdag 24 sept 2020 (4 dagar kvar)