Som assistent är du ett administrativt stöd till verksamhetens personal och chefer och arbetar med verksamhetsspecifika administrativa arbetsuppgifter och registrering i de system som används av verksamheten. Förekommande arbetsuppgifter är att lägga upp ärenden och diarieföra handlingar samt att upprätta och expediera handlingar främst i enhetens eget diariesystem, men även i ärendehanteringssystemet Platina. Besvara frågor från allmänheten via telefon är en viktig del av arbetet. Du jobbar med arkivering och sortering av handlingar. Bemanning av reception några timmar i veckan ingår i arbetsuppgifterna samt inköp och beställning av varor och tjänster, kontering av fakturor, bokning av resor och konferenslokaler m.m. Utöver det kan andra arbetsuppgifter förekomma.

Kvalifikationer
För att bli aktuell för tjänsten krävs gymnasieexamen med inriktning lämplig för uppdraget samt minst två års dokumenterad arbetslivserfarenhet från administration. Du behöver ha erfarenhet av att arbeta i digitala system och ha goda kunskaper i Office-paketet. Erfarenhet av Malmö Stads system, Platina, Ekot och Procapita är meriterande. För tjänsten som assistent krävs att du är socialt kompetent och har en förmåga att skapa goda relationer inom den verksamhet du arbetar i. Tjänsten kräver ett flexibelt arbetssätt, då arbetet innehåller olika moment och förmågan att växla fokus och prioritera utifrån uppdraget är viktig ur ett Malmöboperspektiv. Som person har du en förmåga att bibehålla struktur i ditt arbete samtidigt som du har många bollar i luften. För tjänsten krävs högt egenansvar och du ska kunna arbeta självständigt samtidigt som du kan samarbeta med dina kollegor. Det krävs att du har goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift. Du har en positiv människosyn och bidrar till en god arbetsmiljö i din arbetsgrupp. Vi erbjuder dig en varierande tjänst där du får vara del av ett spännande uppdrag som gör skillnad för våra Malmöbor

Vikariatet tillsättes under förutsättning att det inte behöver tas i anspråk av person anställd i Malmö stad. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande. Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771-693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anger i annonsen.
Mer info
Kontaktperson Karolina Ribbestam
Telefon 076-8545655
Område Malmö stad
Yrkesroll Administration
Typ av anställning Heltid, Projekt- / Visstidsanställd
Sista ansökningsdag 24 sept (5 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka? I Arbetsmarknads- och socialförvaltningen är vi cirka 2 200 medarbetare som arbetar med arbetsmarknadsfrågor, socialtjänst och socialt arbete, lokalt geografiskt utvecklingsarbete och trygghetsfrågor. Tillsammans formar och utvecklar vi en verksamhet som svarar an mot de utmaningar och möjligheter Malmö stad står inför, nu och i framtiden. Enheten för överförmyndarärenden ansvarar för tillsynen över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Enheten fattar också beslut om tillstånd till dessa ställföreträdares olika åtgärder, utser ställföreträdare och beslutar om arvode till ställföreträdare. Enheten utreder också behov av ställföreträdarskap och yttrar sig till tingsrätten i dessa ärenden. Enheten ansvarar även för att rekrytera personer till uppdrag som ställföreträdare och att se till att ställföreträdarna får tillräcklig utbildning för att klara sina uppdrag. Hela enhetens verksamhet sker med stöd av delegation från överförmyndarnämnden.