Prestigelös och administrativ kontorsassistent till Inwido

Prestigelös och administrativ kontorsassistent till Inwido

Drivs du av att se andra lyckas genom ditt förarbete, tycker du om att fixa och se till så att andra får förstklassig service, har du en förmåga att på ett logiskt sätt hantera administration? Då kan ditt drömjobb finnas hos Inwido! I rollen som kontorsassistent kommer du supportera koncernledningen genom att vara ansiktet utåt för alla besökare, ordna konferenser, luncher och fika samt sköta all kontorsadministration som bland annat innebär att kontera fakturor och beställa kontorsmaterial.

Omfattning:
Heltid med flexibel start efter sommaren, förslagsvis 3 september.

Arbetsbeskrivning:

I rollen som kontorsassistent är du en supportfunktion för kontoret och koncernledningen. En del av arbetet handlar mycket om att serva och se till så att kontoret uppfattas representativt för alla besökare och medarbetare som befinner sig på plats, en annan del handlar om att supportera chefer i olika adminsitrativa åtaganden.

Arbetsuppgifter:
  • Ansvar för porttelefon och dörr, ta emot besökare med ett leende och visa in dem i lokalen.
  • Förbereda möten genom att ta fram vatten/kaffe/frukt/fika samt se över rumsbokningar för att undvika dubbelbokningar och säkerställa att konferensrummen är representabla efter tidigare möte.
  • Planera/boka/hämta lunch.
  • Beställa/handla mjölk/frukt/kaffe samt hämta/lämna post.
  • Hålla ordning i köket genom att säkerställa att diskmaskinen kör när den bör, töms och att de diskade kaffemuggarna står på hyllan redo att servera nästa kopp kaffe.
Du är huvuudkontakt för städbolag och fastighetsskötare, kaffemaskin, leverantörer av kontorsmaterial där både kaffe, glödlampor och kopieringspapper ingår. Helhetsansvaret för kontoret ligger på dig så att alla besökare och de som arbetar på kortoret får den bästa möjliga miljön att arbeta i och att saker runt omkring fungerar.

Utöver arbetet med att supportera kontoret praktiskt ingår även administrativa arbetsuppgifter som framförallt handlar om att kontera fakturor till respektive chef. Rollen kommer framöver även att omfatta övrig administration som tex att skapa agenda/struktur för möten, förbereda presentationer och introduktion, samt andra assisterande arbetsuppgifter till olika chefer.

Kvalifikationer:

För att uppfylla de krav vi ställer på erfarenhet så ser vi att du tidigare har arbetat i minst 3 år med kontorsadministration inom privat företag, har förståelse för kontering, att du är självgående inom officepaketet och är flytande i både engelska och svenska i tal och skrift.

Det är meriterande med erfarenhet från globalt bolag, om du tidigare arbetat med kontering av fakturor alternativt om du har erfarenhet från hotellreception eller på annat sätt har arbetat med service.

Som person är det viktigt att du har förståelse för att ett koncernledningskontor hanterar känsliga frågor belagda med sekretess. Det är också viktigt att förstå vikten av integritet och proffesionalism som genomsyrar kontoret och att på ett representativt sätt ta emot internationella besökare som är allt från inversterare till jurister.

Du är en fixare och trivs med det och du drivs av att säkerställa att de runt omkring dig har de bästa förutsättningarna till att utföra sitt arbete. Prestigelöshet och hög servicenivå präglar ditt sätt att vara och i rollen innebär det att du proaktivt och på eget initiativ tar dig an olika typer av arbetsuppgifter, högt som lågt, samtidigt som du har en flexibel inställning till när saker förändras med kort varsel.

För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald.

Anställningen är en inhyrning via Randstad under 6 månader med ambition att därefter gå över i anställning till Inwido. För frågor om tjänsten vänligen kontakta Sofie Berg på sofie.berg@randstad.se

Inwido, Europas största leverantör av fönster och en av de ledande dörrleverantörna. Varje år köper konsumenter på fler än 15 marknader över två miljoner produkter från Inwido. 2017 var Inwidos omsättning 6,4 MDR SEK med en rörelsevinst på 649 MSEK. Av omsättningen stod konsumentsegmetet för cirka 70 procent, medan industriaktörer utgjorde resten. Inwido har cirka 4400 medarbetare och huvudkontor i Malmö.

Inwido utvecklar, tillverkar och säljer önster och dörrar med tillhörande tjänster och tillbehör till konsumenter, snickare, installatörer, byggbolag och husfabriker. Våra huvudsakliga marknader är Danmark, Finland, Norge, Sverige, Irland, Polen, Storbritannien, Tyskland och Österrike. I Norden är vi marknadsledare på fönster

Om Randstad:

Med över 600 000 anställda i omkring 40 länder är Randstad världens näst största företag inom rekrytering och bemanning.

Som konsult hos Randstad är du anställd hos oss och jobbar ute hos någon av våra kunder. Du har samma fördelar som hos en traditionell arbetsgivare med kollektivavtal och förmåner som friskvårdsbidrag, företagshälsovård, försäkringar och rabatt på träningskort.

Utöver det får du även en mängd karriärmöjligheter, möter olika företagskulturer och får erfarenhet från olika branscher vilket gör att du utvecklar din kompetens och får ett spännande, välfyllt CV. Söker du en arbetsgivare som erbjuder spännande uppdrag och nya kontaktnät kommer du trivas hos oss.

Sista ansökningsdag:
2018-06-24, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt.
Mer info
Område Malmö stad
Yrkesroll Administration, Assistent
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Rekrytering hanteras av Randstad
Sista ansökningsdag 24 juni (5 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Randstad är världens näst största HR-service företag och arbetar med bemanning och rekrytering. Vi är nu representerade i 46 länder, med över en halv miljon medarbetare på uppdrag hos våra kunder varje dag.