Verksamhetscontroller/registrator till myndighetsavdelningen

Verksamhetscontroller/registrator till myndighetsavdelningen

Vi på myndighetsavdelningens enhet för nämnd och ärendeberedning letar efter rätt person att arbeta med registratur och processutveckling i rollen som vår nya verksamhetscontroller! Som verksamhetscontroller på vår enhet har du som huvuduppdrag att arbeta med registrering/diarieföring av handlingar i förvaltningens ärendehanteringssystem. Tjänsten innebär även support och processtöd till verksamheternas administrativa personal gällande dokument- och ärendehantering. Det innefattar exempelvis utbildning av administrativ personal inom registratur samt utveckling och kvalitetssäkring av processer och rutiner. I övrigt förekommande uppgifter är posthantering, utlämnande och sekretessprövning av allmänna handlingar samt uppdatering av det interna intranätet.

Kvalifikationer
För att vara aktuell för denna tjänst så har du en eftergymnasial utbildning (180hp) inom ett relevant ämne, exempelvis samhällsvetenskap, juridik eller administration. Du behöver ha flera års erfarenhet av arbete inom registratur i offentlig verksamhet, och det är meriterande om du har arbetat i en politiskt styrd organisation. Det är viktigt att du har arbetat med ärendehanteringssystem, och om du har arbetat med sådana system inom kommunal verksamhet så är det ännu mer positivt. Eftersom din huvuduppgift kommer befinna sig inom registratur/diarieföring så behöver en av dina starkaste personliga egenskaper grunda sig i en förmåga för struktur och noggrannhet. Du behöver i ditt arbete kunna organisera och prioritera på ett sätt som gör registraturen effektiv och uppstyrd. Då arbetet dessutom innebär att du ger stöd i processer i koppling till dokument- och ärendehantering så är det viktigt att du både kan och vill samarbeta med andra på ett sätt där öppen, tydlig och lyhörd kommunikation kännetecknar ditt förhållningssätt. Stödet till verksamheterna förutsätter även att du har en vilja att hjälpa andra och är uppmärksam och tillmötesgående gentemot dina kontakter. Då arbetet även består av att handleda och utbilda administrativ personal, så är det viktigt att du har en pedagogisk förmåga att anpassa information och metoder utefter individuella förutsättningar och förkunskaper. Denna tjänst förutsätter att du kan kommunicera obehindrat i svenska i både tal och skrift.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.
Mer info
Kontaktperson Josefin Thedeby
Telefon 0768-504959
Email Mejla Josefin Thedeby
Område Malmö stad
Yrkesroll Ekonomi, Controller, Offentlig Förvaltning
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Sista ansökningsdag 21 apr 2019 (1 dag kvar)

Om arbetsgivaren

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka? Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi tror på digitalisering som ett verktyg för att förbättra våra verksamheter och har som mål att bli Malmö stads första helt digitaliserade förvaltning. Vi ger kraft att växa.