Projektadministratör till projekt inom infrastruktur i Göteborg

För vår kunds räkning söker vi nu en erfaren projektadministratör till ett stort projekt i centrala Göteborg. Som projektadministratör hos vår kund kommer du att ha en stor bredd och variation på administrativa uppgifter med syfte att stötta upp för både projektledare och kontoret. Du kommer bland annat att föra protokoll, vara stöd i diarieföringen, samordna dokument i projektportal, beställa kontorsmaterial samt planera och boka konferenser.

Vår kund är verksamma inom infrastruktur och har flera spännande projekt i rullning och i din roll som projektadministratör kommer du att stötta upp med ett brett spann av administrativa arbetsuppgifter för ett av deras projekt i centrala Göteborg.

Du kommer bland annat att:

• Hantera fakturor och tillsammans med kollegor sammanställa fakturaunderlag och ekonomiska uppföljningar
• Planera och boka konferenser, aktiviteter och program
• Agera stöd i diarieföring och arkivering samt säkerställa att administrativa rutiner följs
• Delta i möten med entreprenörer/projektörer samt administrera och skriva minnesanteckningar/protokoll vid dessa möten
• Koordinera behörighetsansökningar till vår kunds system/program
• Stödja projektledare i arbetet med underlag för kommande bemanningsbehov och introducera/informera ny personal till projektet
• Kontrollera, koordinera, följa upp och uppdatera sociala krav, skatteverkets krav, SUA avtal, registerkontroller samt andra avtal för projektet
• Kontorsansvarig, beställningar till kontoret så som skyddsutrustning, personlig datautrustning m.m, hålla koll på övrigt materialbehov samt driva ”House council-möten”
• Utbilda och instruera entreprenörer/projektörer i administrativa rutiner, arbetssätt samt system
• Delta i krisledningsmöten

Du erbjuds

• En bred roll och hög variation av administrativa arbetsuppgifter
• En konsultchef som är mån om din trivsel hos din uppdragsgivare
• Ett långsiktigt uppdrag med tillsvidareanställning (6 månader provanställning) och fast månadslön hos oss på Academic Work men med goda chanser till att bli anställd direkt hos uppdragsgivaren.

• Har lång erfarenhet av administration och jobbat i projektform med fördel inom infrastruktur. Om du jobbat med att stötta projektchefer eller VD:s tidigare i administrativa uppgifter är detta ett försprång för dig
• Känner sig trygg i att föra protokoll och dokumentation
• Har en god datavana och lätt att navigera i nya system då mycket av de administrativa uppgifterna är digitaliserade
• Har flytande kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska då arbetet sker på dessa språk

Det är meriterande om du har

• Tidigare erfarenhet av att jobba med fakturahantering, kravställningar och/eller krisledning
• Tidigare jobbat med projekt inom infrastruktur

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

Då rollen är bred och arbetsuppgifterna viktiga för projektets helhet är det viktigt att du är noggrann och har förmågan att hålla koll på flera saker samtidigt. Projektets personal kommer att ta din hjälp i många av ovanstående arbetsuppgifter och därför är det viktigt att du är hjälpsam och serviceinriktad. Utöver detta tror vi att du som söker kan arbeta självständigt och räds inte för att ta initiativ.

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och annonsen kan därmed komma att tas ned innan sista ansökningsdag om det är så att vi har gått vidare till urvals- och intervjufas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.