Kontors- och chefsassistent på 75 %

Kontors- och chefsassistent på 75 %

Blommor på bordet, en konferens som överträffar förväntningarna, det finns papper på toan och kaffe redo att bryggas - självklarheter för dig som har ett öga för kvalitet och detaljer. Du är en stjärna på administration och service och vill ta dig an företaget ViaCons nyöppnade kontor som om det vore ditt eget hem. I kombination med det praktiska arbetet arbetar du strukturerat och administrativt mot koncernens VD för att få dennes vardag att flyta på. Något för dig? Då ser vi fram emot att få läsa din ansökan redan idag!

Information om uppdraget

ViaCon tillverkar och säljer produkter som används vid väg-, järnvägsbygge och andra typer av markrelaterade projekt. ViaCon är ett svenskt företag på framkant i sin bransch, med kontor och produktion i länder som bland annat Polen, Finland, Baltikum, Turkiet och Frankrike. I skrivande stund sker inflytten till ViaCons huvudkontor placerat i Nya Hovås, cirka 30 minuter utanför Göteborg Stad. Här kommer företagets koncern-VD sitta tillsammans med svenska kollegor från ViaCons ledning, resterande ledning sitter på sina kontor i övriga Europa.

I samband med kontorsöppningen söker ViaCon, tillsammans med Academic Work, en chefs- och kontorsassistent till deras (snart) nyöppnade kontor i Nya Hovås. Detta är en varierad roll där dina två huvudfokus blir att supportera koncern-VD:n med sin möteskalender och allt kopplat till denna, samt ansvara för den dagliga driften av kontoret.

Inledande två månader är tjänsten på 60% vilket önskas fördelas på ett par till tre heldagar i veckan. På sikt är tanken att du ska eventuellt ska supportera ytterligare chef/chefer som kan komma att anställas och i samband med det går tjänsten upp i omfattning till 75%. Detta är en långsiktig tjänst där omfattningen kan utökas ytterligare på sikt. Du kommer bli anställd på Academic Work och uthyrd som konsult på ViaCon.

Du erbjuds
  • En varierad tjänst med många kontaktytor där frihet under ansvar gäller. Det finns stora möjligheter för egna initiativ och tjänsten kommer att utvecklas med tidens gång.
  • Som konsult för Academic Work erbjuder vi stora möjligheter för dig att växa professionellt, bygga ditt nätverk och skapa värdefulla kontakter för framtiden. Läs mer om vårt konsulterbjudande.
Arbetsuppgifter

Du kommer till exempel att:
  • Supportera koncern-VDn med olika administrativa uppgifter med fokus på att få dennes veckor att flyta på.
  • Hantera VDn:s kalender kopplat till olika affärsresor. Det blir ditt ansvar att sköta dennes reseräkningar, samt bokningar kopplade till möten såsom flyg och boende.
  • Agera stöd till styrelsen i samband med styrelsemöten.
  • Möta kontorsgäster med högsta service såväl som du ansvarar för att kontoret är trivsamt och välkomnande. Du ser till att kaffet är påfyllt, fikan är inköpt och tar egna initiativ för att göra kontoret till en arbetsplats man vill arbeta på.
  • Ansvara för fakturering/ekonomisk rapportering av enklare aktiviteter som tex. inköp av kontorsmaterial etc.
  • Stötta upp chefer internationellt med företagets interna kommunikation, till exempel genom att uppdatera information löpande i intranätet.
  • Ha kontinuerlig kommunikation med kontoren runtom i Sverige och övriga Europa.
Vi söker dig som
  • Har mellan 3-7 års arbetslivserfarenhet från en serviceinriktad och supporterande roll med liknande arbetsuppgifter.
  • Har vana av att bemöta kunder och intressenter från olika positioner och kulturer, detta på ett professionellt och lösningsorienterat sätt.
  • Talar och skriver flytande på svenska samt engelska då detta krävs i det dagliga arbetet.
Det är meriterande om du:
  • Är utbildad inom Business Administration, eller motsvarande.
  • Behärskar fler språk utöver svenska och engelska.
Som person är du:
  • Ansvarstagande & självgående
  • Service minded
  • Initiativtagande
  • Noggrann
Övrig information
  • Start: Januari 2020, önskvärt 8/1.
  • Omfattning: 60% inledande två månader, därefter 75%.
  • Placering: Hovås, Göteborg.
  • Lön: Timbaserad månadslön.
  • Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och ViaCons önskemål är att alla frågor rörande tjänsten hanteras av Academic Work.
Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.
Mer info
Område Göteborgs stad
Yrkesroll Administration, Assistent
Typ av anställning Deltid, Projekt- / Visstidsanställd
Hemsida http://www.academicwork.se/
Sista ansökningsdag Löpande (60 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Läs mer om ViaCon och deras fantastiska resa här.