Myndigheten för arbetsmiljökunskap söker arkivarie/registrator

Myndigheten för arbetsmiljökunskap söker arkivarie/registrator

Är du en erfaren arkivarie eller registrator som är på jakt efter nya utmaningar kan detta var rätt tjänst för dig. Här får du möjlighet att arbeta som ett verksamhetsnära stöd i en bred och varierad roll. Låter det intressant? Varmt välkommen med din ansökan redan idag då urval sker löpande!

Information om uppdraget

Myndigheten för arbetsmiljökunskap är en relativt nyinrättad statlig myndighet med säte i Gävle. Deras ambition är att bidra till att skapa förutsättningar för ett friskt, glädjefyllt och hållbart arbetsliv genom rollen som ett nationellt kunskapscentrum för frågor som rör arbetsmiljö. Myndigheten ska sammanställa och tillgängliggöra forskningsbaserad kunskap om arbetsmiljö, utvärdera och analysera effekter av statliga reformer, följa och främja kunskapsuppbyggnad om arbetsmiljöfrågor både inom EU och andra länder samt arbeta med frågor kopplade till företagshälsovårdens utveckling.

Vi söker för deras räkning en erfaren arkivarie/registrator med placering i myndighetens funktion Planering och administration. Funktionen är en rådgivande, planerande, administrerande och samordnande stödfunktion. Enhetens ansvarsområde omfattar bland annat verksamhetsstyrning, HR, redovisning, ekonomi, lokalfrågor, upphandlingar, diarie- och arkiv samt andra administrativa uppgifter.

Detta är ett konsultuppdrag vilket innebär att du kommer vara anställd av Academic Work, men det finns goda möjligheter att framöver bli direkt anställd av Myndigheten för arbetsmiljökunskap då detta är ett långsiktigt uppdrag. Som konsult för Academic Work erbjuder vi stora möjligheter för dig att växa professionellt, bygga ditt nätverk och skapa värdefulla kontakter för framtiden. Läs mer om vårt konsulterbjudande.

Arbetsuppgifter

I rollen arkivarie/registrator arbetar du som ett verksamhetsnära stöd för myndighetens ärende- och dokumenthantering. Du ansvarar för kvalitetskontroll av register och avslut av diarieförda handlingar. Arbetet inkluderar dagliga registratorsuppgifter så som diarieföring, bedömning gällande klassificering, registrering av allmänna handlingar i diariesystemet, postöppning och hantering av e-post samt hantering av inkommande handlingar och arkivläggning.

I dina arbetsuppgifter ingår ansvar för arkivfrågor och du arbetar med uppgifter som till exempel tillsyn av arkivvården, gallringsutredningar, förteckningsarbete, utredningsuppdrag och andra administrativa uppgifter inom området. Du är systemförvaltare för myndighetens stödsystem för dokument- och ärendehantering, Public 360, arkivförteckningsprogrammet Visual Arkiv samt för processverktyget VisAlfa. Rollen som systemförvaltare omfattar uppgifter såsom datahantering och registerhållning.

Du är stöd till myndighetens ledning och driver arbetet en helt digital förvaltning. I din roll ingår att samordna och arbeta aktivt med myndighetens informationssäkerhet, att säkerställa kvaliteteten i informationshanteringen samt att ärendehanteringen är enhetlig, effektiv och rättssäker. Du är myndighetens dataskyddsamordnare och svarar för att samordna myndighetens arbete för att uppfylla de krav som GDPR innebär för verksamheten. Du har i din roll som dataskyddsamordnare kontakt med dataskyddsombudet (externt).

Service och bemötande är en viktig del av arbetet som arkivarie/registrator då det ingår i arbetsuppgifterna att ge råd och stöd till medarbetare i frågor som rör dokumenthantering samt vara behjälplig vid förfrågningar om att ta del av allmänna handlingar.

Du förväntas arbeta självständigt men även i nära samarbete med medarbetare på myndigheten för att utveckla myndighetens dokumenthantering bland annat genom att arbeta fram rutiner och stöddokument samt att genomföra informationsinsatser utifrån ditt kompetensområde till myndighetens medarbetare.

Vi söker dig som
  • Har examen på lägst kandidatnivå med lämplig ämneskombination där arkiv-/informationsvetenskap ingår.
  • Har god kunskap om lagstiftning och förordningar som reglerar hantering av allmänna handlingar och om lagstiftning kring offentlighet och sekretess.
  • Har goda kunskaper i Officepaketet och uttrycker dig väl i såväl tal som skrift på svenska och engelska.
Vi ser gärna att du har några års erfarenhet från liknande arbetsuppgifter som beskrivs ovan. Det är meriterande för tjänsten om du har erfarenhet av digitalisering, ärendehanteringssystem och arbete med arkivarieuppgifter inom offentlig sektor, arbetslivserfarenhet inom statlig förvaltning är särskilt meriterande.

Du vet vad som krävs för att bygga upp ärende och arkivhanteringen för en effektiv myndighetsförvaltning som följer gällande lagkrav och regelverk. Det är meriterande om du tidigare har arbetat i olika roller och funktioner i dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360, arkivförteckningsprogrammet Visual Arkiv samt processverktyget VisAlfa.

Vi värdesätter en bred bakgrund erfarenhetsmässigt för att vidga myndighetens perspektiv och öka gruppens gemensamma kompetens. Här avses såväl personliga erfarenheter och kunskaper som arbetslivserfarenhet.

Som person är du ansvarsfull och analytisk. Du är lösningsorienterad som även i pressade situationer kan arbeta noggrant och strukturerat utan att tappa helhetsperspektivet. Du har lätt för att utveckla ett gott samarbete med andra men har även förmåga att arbeta självständigt.

Övrig information
  • Start: enligt överenskommelse
  • Omfattning: Heltid, kontorstider
  • Placering: Gävle
  • Övrigt: Arbetssättet på kontoret är organiserat i team och projekt som förutsätter att medarbetare är på plats i Gävle. För närvarande erbjuder myndigheten möjlighet till visst distansarbete omfattande max två dagar i veckan beroende på arbetsuppgifter och verksamhetens behov
Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och kundens önskemål är att alla frågor rörande tjänsten hanteras av Academic Work. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.
Mer info
Område Gävle
Yrkesroll Administration
Typ av anställning Heltid
Hemsida http://www.academicwork.se/
Sista ansökningsdag Löpande (60 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

Här kan du läsa mer om Myndigheten för arbetsmiljökunskap via deras hemsida.