Registrator/dokumentcontroller

Registrator/dokumentcontroller

Om arbetsplatsen
Botkyrka kommuns samhällsbyggnadsförvaltning har det samlade ansvaret för att planera och skapa de fysiska, juridiska och affärsmässiga förutsättningarna för en trygg och god livsmiljö och ett attraktivt Botkyrka. Botkyrka är en expansiv kommun med bl.a. målsättningen att skapa förutsättningar för 1 000 nya bostäder per år. Den kommunala sektorn står inför stora utmaningar och möjligheter. Samhället förändras och kommunerna förväntas jobba smartare och effektivare. Vi måste också skapa förutsättningar för en hållbar samhällsutveckling. Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns en rad olika enheter, däribland en administrativ enhet som ger stöd åt både chefer och medarbetare. Enheten har ett nära samarbete med övriga funktioner inom Samhällsbyggnadsförvaltningen, där totalt 120 personer arbetar. Den administrativa enhet som du kommer att tillhöra omfattar bland annat funktionerna HR, IT, kommunikation, ekonomi, nämndsekretariat, assistenter och registratur och består av tretton trevliga arbetskamrater. Vår arbetsplats finns i kommunhuset i Tumba. Nu söker vi dig som vill spela en central roll i framtagandet av kloka lösningar som tar oss vidare in i framtiden!

Arbetsuppgifter
Som registrator/dokumentcontroller på samhällsbyggnadsförvaltningen är du en nyckelperson i arbetet med ärendehantering och administration. Du behöver ha ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Vi är mitt uppe i en utvecklingsresa där målet är att digitalisera hela processen kring diarieföring och detta medför stora förändringar som påverkar både organisationen och våra arbetssätt. Det ställer också högre krav på att kunna upprätthålla de allt högre insynskraven som ställs på vår verksamhet. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt. Arbetet innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning. Vi ser även att rollen kräver en god samordningsförmåga. Du kommer även att ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration samt genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet. Du kommer att ingå i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling. Du ansvarar för posthantering, registrering och bedömning av handlingar, en kvalitetssäkrad diarieföring och förvaltning av handlingar. Inom kort byter vi dokument- och ärendehanteringssystem till Public 360 och du kommer att vara mycket involverad i att föra ut kunskap kring arbetssätt i ett nytt system.

Kvalifikationer
Du har minst gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration. Du har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år. Vi vill även att du ska ha god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR). Vi ser det som mycket meriterande med erfarenhet av att ha haft samordnande arbetsuppgifter. Vem är du? För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper. Vad erbjuder vi? Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator/dokumentcontroller kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Övrigt
Vår ledstjärna är Medborgarens fokus. Allt vi gör ska bidra till platsen Botkyrka och till dem som lever och verkar här. Botkyrkaborna är medskapare i all utveckling inom kommunen och vi möter de behov som finns genom att leva våra värdeord; öppna, ansvarstagande, modiga och energiska. Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Välkommen att göra skillnad för medborgarna i Botkyrka. Tillsammans når vi resultat. Varmt välkommen med din ansökan! Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Mer info
Kontaktperson Tina Gustafson
Telefon 0761385988
Område Botkyrka
Yrkesroll Administration, Assistent, Offentlig Förvaltning
Typ av anställning Heltid, Tillsvidareanställd
Hemsida https://www.botkyrka.se/
Sista ansökningsdag 29 nov 2020 (2 dagar kvar)

Om arbetsgivaren

I Botkyrka bor 93 000 personer vilket gör kommunen till den femte största i Stockholms län och plats 21 i Sverige. Botkyrka har sex kommundelar: Alby, Fittja, Hallunda-Norsborg, Tullinge, Tumba och Vårsta-Grödinge. I kommunen talas det cirka 100 olika språk.