Älskar du koordinering och planering? Bli vår nya kontorschefsassistent!

Om jobbet

Är du ambitiös, prestigelös och service-minded ut i fingerspetsarna? Då är du vår nya kontorschefsassistent! Som kontorschefsassistent arbetar du i ett nära samarbete med vår lokala kontorschef med det övergripande uppdraget att ge denne stöd och support i sin vardag. Rollen kräver service, struktur och analytiskt tänkande och Academic Work som arbetsgivare präglas av ambitioner, utveckling och starka värderingar!

Information om uppdraget

Jag sökte rollen som kontorschefsassistent då jag lockades av kombinationen av att arbeta i en bred roll i ett stort företag och i ett nära samarbete med min chef. Som kontorschefsassistent är den ena dagen aldrig den andra lik och arbetsuppgifterna sträcker sig från planerade möten till ad hoc-uppgifter som behöver lösas samma dag. Jag har privilegiet att arbeta tillsammans med, och stötta upp kontorets många roller och kollegor, driva egna projekt och utmana mig själv varje dag. Jag förväntade mig en bred roll med kommunikation och planering i fokus och upplever varje dag att mitt sinne för detaljer, tidsplanering och effektivisering utvecklas. Mixen av dagliga uppgifter, och samarbeten med olika typer av roller och människor på Academic Work har överträffat mina förväntningar och gör mitt jobb så himla roligt! Citat från Cajsa som jobbar som kontorschefsassistent idag

Som kontorschefsassistent agerar du som stöd till kontorschefen i det dagliga arbetet och även efter behov den lokala ledningsgruppen på kontoret. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift är att underlätta för kontorschefen att bland annat planera, leda, genomföra och följa upp olika projekt och aktiviteter. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden.

Det är viktigt är att du trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen som kontorschefsassistent innebär att vara behjälplig där behovet finns.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter kan bland annat innefatta att:
  • Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten
  • Självständigt, eller i samarbete med kollegor i lokala ledningsgruppen, driva olika interna projekt
  • Fakturahantering - attestera fakturor, reseräkningar och dylikt
  • Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events.
  • Sammanställning av rapporter
  • Hantera inköpsärenden samt göra ekonomiska uppföljningar på dessa.
Vi söker dig som
  • Har erfarenhet från en liknande roll inom koordinering, administration och service.
  • Har goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift
  • Har goda kunskaper och arbetat tidigare i samtliga Office-program
  • Har B-körkort
Du är en utåtriktad person som gillar att göra det där lilla extra och trivs med att arbeta noggrant samt prestigelöst. Du trivs i en koordinerade roll och uppskattar att vara en viktig kugge i det löpande arbetet. Du har framförallt en can do- attityd där kontorschefen kan lita på att du hanterar projekt från start till slut, vare sig projektet löper över en dag eller ett halvår. Du håller dig ständigt uppdaterad och tar egna initiativ till uppgifter som kan underlätta för kontorschefen.

Din kommunikativa förmåga i kombination med att skapa goda relationer och stötta många olika personer samtidigt kommer att leda dig till framgång. I rollen som kontorschefsassistent krävs en hög personlig mognad då du hanterar mycket information och vet därför hur du ska kommunicera och hantera olika personer.

Till dig som vill lite mer - välkommen till oss. We reward ambition!

Övrig information

START: November

OMFATTNING: Heltid, vikariat minst 18 månader

PLACERING: Academic Work Stockholm Syd, Norrtull

LÖN: Fast lön

Skydd för den personliga integriteten

När du skickar in din ansökan till Academic Work godkänner du att Academic Work behandlar dina uppgifter enligt PUL. Det är endast medarbetare inom Academic Work som kan ta del av dina uppgifter. Ingen information lämnas till extern part (kunder) utan ditt medgivande. Läs mer under vår PUL-sida.
Jobbfakta
Publicerad

12 dagar sedan

Sista ansökningsdag

28 jan

Om företaget

Vill du veta mer om hur det är att jobba internt på Academic Work? På careers.academicwork.se får du träffa några av våra medarbetare, läsa om vad vi värderar högt samt se bilder och filmer som beskriver vår värld. Klicka här! Varmt välkommen!